إدارة أعمال الرقابة والتفتيش إلكترونياً

القطاعات الخدمية الحكومية بالتحديد لها دور كبير وهام في الإشراف والتأكد من حسن تنفيذ الأعمال والتشغيل لجميع المنشآت التي لها علاقة بما يقدم من خدمات للمستفدين بجميع شرائحهم، ولذلك فانه على الأجهزة الرقابية ان تسعى دائماً لتطوير قدراتها وتدعيمها بالوسائل التقنية المتقدمة لتيسير المهام الملقاه على عاتقها.
ان الاستفادة من الأنظمة التقنية الحديثة، بتنفيذ انظمة لإدارة أعمال الرقابة والتفتيش الميدانية، وربطها مع قواعد البيانات والنظم المستخدمة في مراكز القطاعات الحكومية عبر بوابة إلكترونية مع توسيع الخدمات لتشمل ربط جميع الميدانيين ، وتوفير المعلومات وتبادلها مع الجهات ذات العلاقة، يسهل ويضبط أعمال الرقابة والتفتيش ويجودها.
إن أنظمة إدارة أعمال الرقابة والتفتيش الميدانية، عباره عن نظام إلكتروني يستخدم التقنيات الحديثة المدمجة في الأجهزة الذكية الكفية والأجهزة المحموله، من خلال سلسلة من الإجراءات تؤدي إلى أتممت وظائف المعاملات وتدفق النماذج الميدانية بحيث يؤدي الى إنسياب عملية المراقبة والتفتيش من الميدان إلى المركز والعكس.
و النظام يوفر للقطاعات عدد من المزايا؛ كالضبط من خلال تسجيل عمليات التفتيش آليا حال ومكان انجازها، وإصدار التنبيهات والمخالفات في موقع الزيارة، والسيطرة على تحرير سندات المخالفين في موقع الحدث، وتصوير الحدث وحفظ الصورة في ملف الجهة مباشرة، ومتابعة تواريخ وأوقات الزيارة للمواقع، ونقل بيانات العمل الميداني إلى المركز مباشرة ودون الحاجة إلى الحضور أو إدخالها مرة اخرى.
ولا شك فإن تطبيق أنظمة إدارة أعمال الرقابة والتفتيش إلكترونياً تؤدي الى تطوير أي عمل رقابي بالإضافة الى الحصول على عدد من المكاسب التي تنعكس ايجابا على الخدمة التي تقدمها هذه الجهات، ونذكر -على سبيل المثال – منها :
تحسين آداء التفتيش والرقابة عن طريق:
توفير معلومات وقتية دقيقة عن نتائج الزيارات الميدانية.
توفير معلومات عن خط سير المراقب/المفتش والوقت الذي تم قضائه في كل موقع.
تسجيل معلومات الزيارة ونقلها إلى النظام الرئيسي بشكل لحظي.
نقل البيانات مباشرة للمركز وتوفر جهد ووقت الإدخال اليدوي والتأخير الذي ينتج عن ذلك.
تزويد اصحاب المحلات بسندات فورية تعكس مدى الاهتمام في تقديم خدمات مميزة وعدم افرتجال والإزدواجية.
توفير إحصائيات يومية عن نشاط عمل المراقبين/المفتشين مع نهاية اليوم، مما يساعد الادارة على اتخاذ إجراءات سريعة حيال أية متغريرات في معطيات العمل.
كما يمكن ان توفير امكانية استقبال شكاوى وملاحظات المستفيدين عبر استخدام التطبيقات apps ، وتقنيات الرسائل القصيرة ورسائل البريد الالكتروني والتي تبث مباشرة للاشخاص المعنين ورؤسائهم في نفس الوقت الذي يتم فيه إشعار المستفيد باستلام رسالته والعمل على خدمته ومتابعة إنهائها.
إن مثل هذه المشروعات بحاجة الى دعم مباشر ومتابعة شخصية ومساندة العاملين من الإدارة العليا لإنجاحها وجنى ثمارها التي تتمثل في رضى الطرفين؛ قطاع الخدمات والمستفيدين.