من أجل تواصل داخلي أفضل في شركتك

في بعض المؤسسات أو الشركات هناك فريق أو شخص متخصص في التواصل الداخلي، والمقصود بالتواصل الداخلي هو عملية نقل المعلومات بين العاملين في المؤسسة أو الشركة عبر جميع المستويات. لكن ليس كل المؤسسات أو الشركات لديها هذا الفريق أو هذا الشخص المختص، وبالطبع الموارد البشرية هي من تقوم بهذه الوظيفة في هذه الحالة، مع أن التواصل الداخلي هو جزء أصيل من مهام الموارد البشرية إلا أن هناك فرقاً بين نشر المعلومات المتعلقة بالموظفين وتنفيذ استراتيجية تواصل داخلي كاملة. 
في هذا المقال سنتطرق إلى بعض الممارسات التي تؤدي إلى عملية تواصل داخلي أفضل وذلك استناداً إلى ما يقوله خبراء الاتصال الداخلي في العالم. 

قبل تنفيذ أي شيء يجب أن نبدأ باستراتيجية تواصل داخلي، التفكير في الأهداف التي نريد تحقيقها من عملية التواصل الدخلي، كمثال هل نريد أن يشعر الموظفون بمزيد من المشاركة بما يجري في الشركة؟ هل نرغب في التركيز على خلق نوع من الشعور بأننا أسرة واحدة كبيرة؟ أم هل نرغب في إبلاغ الموظفين بالمكان الذي يمكنهم فيه الوصول إلى معلومات معينة؟ عندما يتعلق الأمر باستراتيجية تواصل داخلي فإننا يجب أن نسأل الموظفين عن النقاط التي يجب معالجتها من خلال عملية التواصل الداخلي، كمثال إذا شعر الموظفون بأنهم ليس لديهم أدنى فكرة عما يجري بالشركة من حيث الصفقات التي يتم إغلاقها أو المشاريع التي يتم تنفيذها فإن معالجة هذا الأمر قد نرغب في إدارجه في استراتيجية التواصل الداخلي. كما يجب أن تكون الإدارة العليا للمنظمة جزء لا يتجزأ من عملية بناء هذه الاستراتيجية فبدون دعم الإدارة العليا الكامل للاستراتيجية فقد تكون تلك العملية مضيعة للوقت. 

إذا كان لدى الشركة أو المؤسسة فريق متخصص في التواصل الداخلي فيجب أن يكون هناك تعاون مستمر بين هذا الفريق والموارد البشرية، لكي يظل فريق التواصل على علم بما يحدث من جانب الموارد البشرية في هذا الصدد والعكس صحيح. كما يمكن للفريقين معاً التوصل إلى حلول مناسبة لجميع القضايا والمشاكل التي تواجههم في تلك العملية.

إذا كانت المنظمة لديها مكاتب في عدة بلدان مختلفة وهو ما يحدث في كثير من الشركات اليوم، فهذا يعني أنه ينبغي علينا أن نكون على دراية بالاختلافات الثقافية لكل بلد وتأثيرها على عملية التواصل الداخلي. فكما ينبغي أن يشعر الموظفون عندما يطئون أقدامهم كل صباح بأنهم داخل الشركة من خلال هوية الشركة الأم، إلا أنه يجب أن يكون هناك مجال لكل ثقافة بلد مختلفة. 

في حالة أنه كانت لدى المنظمة الكثير من الأدوات والأنظمة المختلفة التي تقوم بمشاركة المعلومات من خلالها، من الممكن أن يؤدي ذلك إلى شعور الموظفين بعد معرفتهم ما الذي يجب عليهم استخدامه عن التواصل مع بعضهم البعض أو عند الوصول إلى معلومات معينة. لذلك يجب امتلاك أداة تواصل داخلي واحدة رئيسية بحيث يعلم كل موظف بأنه سيتم مشاركة كل شيئ مختص بالعمل من خلال تلك الأداة مما يجعل عملية التواصل أكثر تنظيماً وأقل مضيعة للوقت. وفي جميع الأحوال يجب أن تحتوي تلك الأداة أو بجانبها أدوات مساعدة على التواصل من خلال البريد الإلكتروني، محادثات الفيديو، الرسائل الداخلية، وأنظمة تخزين سحابية مركزية. 

في كثير من الأحيان ينبغي تجربة أدوات وأشياء جديدة عندما يتعلق الأمر بالتواصل الداخلي، وبالتأكيد البعض منهم قد ينجح والبعض الآخر قد يفشل، لكن ما يهم هو أن نقوم بالتجربة. كما يجب أن نقوم دائماً بعملية قياس ردود الفعل من خلال جمع الملاحظات بشكل مستمر من الموظفين، فهذه الطريقة تعمل على تحسين التواصل داخل مؤسستك وجعله فعال بشكل أفضل.