تحقيق الأهداف من خلال إدارة المشاريع

كنا قد تحدثنا سابقاً عن أهمية تبني منهجية لإدارة المشاريع وكيف أنها ضرورية لتحويل الخطط والأهداف المكتوبة إلى واقع ملموس على الأرض، سواءً كانت تلك الأهداف أهدافاً استراتيجية (طويلة المدى)، أوأهدافاً تشغيلية (قصيرة المدى)، أو حتى لو كانت أهدافاً على المستوى الشخصي. إلا أن سؤالاً قد يُطرح وهو هل هذه الآلية قابلة للتطبيق على القطاعات الهندسية فقط؟

الجواب حتماً لا. صحيح أن من قام بإعداد أحد أشهر المراجع حالياً في إدارة المشاريع (الدليل المعرفي لإدارة المشاريع PMBOK) والصادر من جميعة إدارة المشاريع الأمريكية PMI كانوا مجموعة من المهندسين، إلا أن إعداده تم بحيث يجعله قابلاً للتطبيق في مختلف المجالات. فهو يقوم استناداً على تعريف مبسط للمشروع وهو (أي المشروع) عبارة عن عمل أو مجموعة من الأعمال تتميز بكونها مؤقتة (لها بداية ونهاية) ويحصل من خلالها منتج أو خدمة محددة. وبالتأمل في هذا التعريف نجد أن كثير من الأنشطة التي نقوم بها هي عبارة عن مشاريع (مؤقتة وتحقق نتيجة محددة)، وهو ما يجعل هذه الآلية قابلة للتطبيق.

وقد أثبت هذه الآلية نجاحها وفعاليتها مؤخراً. حيث أشار معهدPMI  في دراسة نشرت عام 2017 إلى أنه ولأول مرة منذ عام 2011 وُجد هناك تصاعد ملحوظ في مستوى أداء المشاريع بالنسبة للمنشأت التي تطبق منهجية إدارة المشاريع لتحقيق أهدافها، بنسبة تصل إلى 90% لمشاريع أنجزت في الوقت المحدد وضمن الميزانية المرصودة لها.

 ولكن كيف تقوم إدارة المشاريع بضمان تحقيق الأهداف؟

إدارة المشاريع هي منهجية تقسم أعمال المشروع إلى خمس مراحل تبدأ من مرحلة البدء والتخطيط ومن ثم التنفيذ مروراً بمرحلة المتابعة وانتهاءً بمرحلة الإغلاق.

فبعد أخذ الاعتماد اللازم للبدء في مشروع ما، تبدأ مرحلة التخطيط من خلال توصيف محدد لمخرجات هذا المشروع. وبناءً عليه يتم بعد ذلك تقدير الزمن والتكلفة اللازمين للتنفيذ. وبحسب حجم ونوع المشروع يتم التخطيط لجوانب أخرى: كإدارة الجودة للمشروع أودراسة التحديات (المخاطر) المحتملة.

وأما مرحلة المتابعة في أنه يتم خلالها قياس الأداء بشكل دوري، بحيث يظهر لصاحب القرار إن كانت الأعمال المنجزة متوافقة مع الخطة أو أن هناك انحراف عنها يستلزم إجراءً تصحيحياً لتفادي تعثر المشروع.

خلاصة القول أن إدارة المشاريع هي منهجية فعالة لتحقيق الأهداف وهي ليست لقطاعات محددة، بل هي قابلة للتطبيق في مختلف المجالات.