الانشغال في ضياع وقت العمل 

المنافسة القوية في الاسواق تضع المزيد من الضغط على الشركات لزيادة الانتاجية والاستغلال الامثل للموارد سواءا كانت موارد بشرية كالموظفين المباشرين و المتعاقدين  او الموارد المادية كالاجهزة أو  الادوات والوسائل المستخدمة الخ .. وهذا في وقت الرخا وفي حال كانت السماء صافية و الدنيا هانية على كلام الاخوة المغاربة بمعنى ان الاوضاع الاقتصادية جيدة و الطلب على المنتجات و الاسعار في حال جيد. اما في الايام الصعبة كما هو الحال الان ومنذ سنوات يعاني قطاع كبير من الشركات من وضع السوق المتدهور و ازدياد شراسة المنافس…

وقد يصل الوضع البائس للمنظمة الى الاضطرار لتسريح بعض الموظفين من اجل التقليل من التكاليف  الثابتة وهذا اخر العلاج  بآلامه ومساوئه والذي قد يسبب اضرار بالغة على انتاجية الباقي من الموظفين. ناهيك عن الاضرار بسمعة الشركة وقدرتها على استقطاب كفاءات جديده لانه وبكل بساطة من يرغب في ان يترك عمله وينتقل الى شركة تسرح موظفيها؟
 
وفي مثل هذه الظروف تبدا شركات الاستشارات الادارية في الترويج لقدرتها العجيبة على احداث نقلة نوعية من التغير وتوفير الملايين من الدولارات لصالح الشركة بحكم خبرة موظفيهم الذين اشتعل في رأسهم الشيب من طول الخبرة وعرضها ويزعمون بمقدرتهم على التعرف على مكامن القوة والضعف في المنظمة ورسم خارطة الطريق للنجاة والنجاح ومع كمية كبيرة من الاهداف والمقترحات تتناسب طرديا مع مبلغ العقد المبرم بغض النظر عن فعاليتها.

ويتحتم عليك انت تنفيذ هذه الخارطة و المقترحات وتحمل نتائجها لوحدك .. فإن نجحت نسبوا النجاح لانفسهم واذا لم تنجح نسبوه لعدم اتباعك اقتراحاتهم بحذافيرها او لعدم تزويدك لهم بالمعلومات الدقيقة.
 
ولأكون منصف هناك عدد من مكاتب الاستشارات اللتي يشارك المنظمة في تنفيذ الخطة وتتحمل جزء من مسؤولية فعاليتها وتصحيح الخلل إن وجد اما الغالبية فلا فيعرفون الا أن لهم فاتورة يجب عليك ان تدفعها نظير اقتراحاتهم الفذة واللتي في الغالب هي اقتراحات الموظفين مع بعض الزبرقة والتجميل. 

سأسرد هنا إحدى هذه الطرق المتبعة لمعرفة كفاءة استخدام الموارد البشرية و اللتي تحدد بدقة لا بأس بها  فرص زيادة الكفائة في المنظومة الا وهي حساب عدد الساعات المستخدمة في المنتج المباشر وتحديد الوقت المهدر في المهام المهمة لكن في غير وقتها “يسمى هذا الاختبار بـ “يوم في حياة موظف
يرتكز هذا الاختبار على مرافقة شريحة من الموظفين طوال فترة العمل و ملازمته ملازمة تامة وذلك لمعرفة طريقة سير العمل ومعرفة الثقوب السوداء اللتي تعيق الموظف وتستهلك وقته ووقت الشركة.
 
ناخذ على سبيل المثال مهنه الطبيب فنلاحظ ان المستشفيات اكثر المنظمات استغلالا لوقت الطبيب الغالي ذو الراتب العالي والتكلفة المرتفعة لذلك نجد ان في المستشفى حوالي عشر اطباء يقابلهم 60 ممرض وعامل مختبر وعامل نظافه وغيره.
وتتركز مهنه الطبيب على التشخيص ووصف العلاج والعمليات اما المهام الاخرى مثل التحضير و فتح الملفات واخذ الحرارة والضغط والابر وغيرها سيقوم بها الممرض والعامل الذين هم اقل تكلفة بكثير من الطبيب وكل هذه التحضيرات تتم قبل الدخول الى العيادة.
 
وبذلك نستغل وقت الطبيب من بدايه فترة العمل الى نهايتها في المهام ذات المردود العالي الا وهي تشخيص وعلاج اكبر عدد من المرضى، مع الحرص على وجود الادوات والمعدات اللازمة في كل عيادة بحيث لاتهدر ولا دقيقة من وقت الطبيب.
اما لو تخيلنا بأن الطبيب هو من يقوم بعمل الممرضين والفنيين وينتقل من مكان لاخر لعدم توفر الادوات في عيادته وخلافه.. فلن  يستطيع ان يشخص اكثر من حالات محدودة في اليوم قد لاتتجاوز عدد اصابع اليد الواحدة وهذا هدر كبير لوقته بدون فائدة تغطي تكاليفه.
 
مع العلم ان اكثر الشركات نجاحا تستغل مابين ست الى ست ساعات ونصف من اصل ثمانية ساعات عمل في اليوم الواحد، وباقي الوقت يذهب في التنقلات والانتظار والتخطيط والاستراحات القصيرة. اما المؤسسات اللتي مازالت في طور النمو والنضوج فقد يكان معدل استغلال الوقت المنتج مابين ساعتين  الى اربع ساعات وقد يصل الى 45 دقيقة فقط في بعض الحالات، ولك ان تتخيل عزيزي القارئ ردة فعل الادارة عند رؤية ارقام كهذه، هذا لا يعني ان الموظفين كسالا او يهدرون الوقت عنوة على العكس تماما ولاحظنا عدد منهم قد لا يجد الوقت لتناول الغداء في فترة الراحة.
 
وجد ان اكثر ما يضيع وقت العاملين يندرج تحت:

– عدم التنسيق المسبق بالدرجة الاولى. 
– عدم توفر الادوات المطلوبة في الوقت والمكان المحدد
–  انتظار الموافقات والتصاريح من الادارة
–  وايضا  عدم جاهزية الاطراف الاخرى ان وجدت..
 
طبعا على افتراض وضوح الأنظمة و اللوائح وكما ذكرت في مقال سابق سيكون اول اقتراح للمنظمة هو  استغلال وقت الخبراء والموظفين ذوي المرتبات العالية في الاعمال الرئيسية و ابعادهم عن الاعمال الجانبية و التحضيرات اللتي يتوجب عملها بالعمال الارخص أو الاقل خبرة بذلك تزيد كفاءة استغلال اوقات الخبراء والمختصين ذوي الخبرة و التكلفة الاعلى.

ثانيا التحضير المسبق للمهام والتحضير يشمل توفير كامل المواد و الادوات في المكان و الزمان الصحيح كما هي عيادة الطبيب ( اكثر خطأ شائع هو مشاركة الادوات المهمة بين الموظفين)
ثالثا اخذ جميع الموافقات و الترتيبات مسبقا و هنا يتفاوت الوقت على حسب مجال عمل المنظمة من اسبوع الى اشهر. 

اخيرا  الاستماع للموظفين الاكفاء واقتراحاهم لرفع كفاءة العمل وخفض التكاليف دائما افضل من ان يستمع اليهم المستشار ويبيع عليك افكارهم.