لمسؤولي التوظيف.. هكذا تجرى المقابلات الشخصية

أغلب النصائح في التعامل مع المقابلات الشخصية تركزت على الباحث عن عمل أو المرشح وتجاهلت الجانب الآخر الذي سيقوم بإجراء المقابلة الشخصية سواءاً كان صاحب العمل أو من يمثله. فتوظيف الشخص غير المناسب هي مشكلة ربما تكبد المنظمة خسائر مالية تتمثل في تدريبه وإعادة تأهيله لحين امتلاكه للمهارات والقدرات اللازمة للقيام بمتطلبات الوظيفة بكل كفاءة وفعالية وربما تضطر بعد ذلك لإنهاء خدماته في حال عدم صلاحيته وتعويضه مادياً إن تطلب عقده ذلك. لن يتوقف الأمر على ذلك بل ستبدأ مرحلة البحث مرة أخرى عن البديل والتي ستتطلب مزيداً من الوقت والجهد.

 المشكلة الأخرى التي ربما يقع فيها صاحب العمل أو من يمثله في المقابلات الشخصية تتمثل في عدم قبوله لموهبة أو شخص مناسب للوظيفة وذلك لسوء أدوات الاختيار ومعايير التقييم إضافة إلى ضعف مهارات الأشخاص الذين يقومون بإجراء المقابلات الشخصية ومدى تمكنهم من تحليل شخصية المرشح ومؤهلاته وقدراته وملائمتها لمتطلبات الوظيفة الشاغرة وبالتالي ستفقد المنظمة أحد المواهب التي لربما ستكون إحدى قاداتها في المستقبل. ومن هنا أحببت من خلال مقالي هذا أن أقدم بعض النصائح الهامة لمسؤولي التوظيف أو من يمثلهم حول كيفية إجراء المقابلات الشخصية وفق أحد الأساليب الاحترافية التي تضمن الحصول على جميع المعلومات المطلوبة من المرشح والتأكد من مدى ملائمته للوظيفة لضمان توظيف الشخص المناسب وفقاً لاحتياجات الوظيفة والمنظمة ويعكس في نفس الوقت مدى احترافية المنظمة في إجراء المقابلات الشخصية والتعامل مع المرشحين.

بداية يمكننا تعريف المقابلة الشخصية والتي تعتبر من أهم مراحل التوظيف بأنها مرحلة استطلاع جوانب الإهتمام لدى من يقوم بإجراء المقابلة لمعرفة مدى ملائمة المرشح مع احتياجات الوظيفة والمنظمة. فالمقابلات الشخصية يجب أن تمر بثلاث مراحل: المرحلة الأولى وهي مرحلة ما قبل المقابلة الشخصية وتتمثل في التجهيز والإعداد للمقابلة الشخصية والمرحلة الثانية هي أثناء المقابلة الشخصية وتتمثل في إجراء المقابلة الشخصية والمرحلة الثالثة والأخيرة هي مرحلة ما بعد المقابلة الشخصية وتتمثل في الإجراءات التي يجب القيام بها بعد انتهاء المقابلة الشخصية وسأذكر بعض النصائح الهامة لمسؤولي التوظيف المتعلقة بكل مرحلة لضمان إجراء مقابلات شخصية منظمة تحقق الهدف المطلوب.

المرحلة الأولى: التجهيز والإعداد للمقابلة الشخصية:

يتوجب على مسؤولي التوظيف التجهيز والاستعداد التام قبل البدء بإجراء المقابلات الشخصية وذلك من خلال التالي:

–    تحديد الهدف من المقابلة الشخصية.

–    إعداد هيكل المقابلة الشخصية والزمن المحدد لها والنماذج المستخدمة.

–    تشكيل لجنة المقابلة الشخصية وتدريبهم على كيفية إجراء المقابلات الشخصية.

–    تجهيز مقر المقابلة الشخصية والأدوات اللازمة.

–    تنسيق موعد ومقر المقابلة الشخصية وإشعار اللجنة والمرشحين بذلك بوقت كاف.

–    تحديد أسلوب المقابلة الشخصية ومناقشته مع اللجنة ويتمثل ذلك في الأسئلة التي ستطرح على المرشحين هل ستكون منتظمة (الأسئلة موحدة لجميع المرشحين) أم غير منتظمة (تختلف الأسئلة من مرشح لآخر) أم شبه منتظمة (الأسئلة موحدة لجميع المرشحين ولكن ربما تكون هناك أسئلة إضافية لكل مرشح وفقاً لسير المقابلة الشخصية).

–    تجهيز الوصف الوظيفي للوظيفة الشاغرة وتحديثه إن تطلب الأمر.

–    استيعاب الهدف الوظيفي للوظيفة ومهامها والمهارات والقدرات المطلوبة.

–    معرفة الدرجة الوظيفية ونطاق الراتب المستحق للوظيفة.

–    مراجعة السير الذاتية للمرشحين الذين تم اختيارهم للمقابلة الشخصية.

–    إجراء اختبارات مبدئية ان تطلب الأمر كإختبارات الشخصية والذكاء والسلوك ونحوها.

المرحلة الثانية: إجراء المقابلة الشخصية

وهي المرحلة الأهم في مراحل المقابلة الشخصية وهي مرحلة مواجهة المرشح والتي يجب أن تنفذ بأسلوب متقن ومنظم يضمن استقرار المرشح نفسياً وبالتالي الحصول على جميع المعلومات المطلوبة منه ومطابقتها مع متطلبات ومسؤوليات الوظيفة المتقدم لها. أفضل أسلوب يستخدم في إجراء المقابلات الشخصية من وجهة نظري هو أسلوب WASP والذي يقوم بتجزئة إجراء المقابلة الشخصية إلى 4 خطوات وفق التالي:

–    الخطوة الأولى: الترحيب (Welcome) وهي مرحلة الترحيب بالمرشح وبناء العلاقات معه من خلال سؤاله مثلاً عن أحواله وكيفية وصوله للمقابلة إضافة إلى تعريفه بأعضاء اللجنة والهدف من المقابلة الشخصية. كل ذلك من أجل تهيئة المرشح نفسياً للمقابلة الشخصية والتقليل من درجة التوتر ومنحه الثقة من أجل الحصول على أكبر قدر من المعلومات منه.

–    الخطوة الثانية: الاستحواذ (Acquire) وهي مرحلة الحصول على المعلومات من المرشح وتتمثل في البدء بطرح الأسئلة عليه والحصول على الإجابات وتسجيلها, وهنا يحبذ استخدام أسلوب في الأسئلة يدعى (Funnel Questioning Technique) وهو أسلوب يتمثل في طرح الأسئلة المفتوحة أولاً مثل تحدث عن نفسك أو ماذا تعرف عن شركتنا ومن ثم طرح الأسئلة ذات الإجابات المحددة.

–    الخطوة الثالثة: تقديم المعلومات (Supply) وهي مرحلة تأتي مباشرة بعد الانتهاء من طرح الأسئلة على المرشح والحصول على الإجابات وتتمثل بقيام أحد أعضاء لجنة المقابلة الشخصية بتقديم نبذة عن المنظمة وعن بيئة العمل فيها ومعلومات عن الوظيفة والمهام المتعلقة بها إضافة إلى منح المرشح المجال لتقديم أسئلته والاستماع جيداً لها والإجابة على جميع استفساراته.

–    الخطوة الرابعة: انهاء المقابلة الشخصية (Part) وهنا تقوم اللجنة بالتأكد من حصولها على جميع المعلومات المطلوبة من المرشح والإجابة على جميع استفساراته ومن ثم شكره على حضور المقابلة وإبلاغه بالخطوات القادمة ومتى سيتم الرد عليه بالنتيجة النهائية.
المرحلة الثالثة: ما بعد المقابلة الشخصية

وهي المرحلة الأخيرة في المقابلة الشخصية وفيها تقوم اللجنة بتسجيل النتائج النهائية والملاحظات عن كل مرشح وتقييمهم بكل حيادية دون أي تحيز ومن ثم إرسال العرض الوظيفي لمن وقع عليهم الاختيار أو إجراء اختبارات أو مقابلات شخصية إضافية للحصول على معلومات أكثر من المرشح إن تطلب الأمر لاتخاذ القرار النهائي والاعتذار من المرشحين الذين لم يتم اختيارهم مع توضيح أسباب عدم اختيارهم.

ما أود التنبيه عنه هو أنه لا توجد طريقة مثالية أو أسلوب موحد لإجراء المقابلات الشخصية, فكل منظمة لها أسلوبها وطريقتها في ذلك وهذا ماجعلني أذكر بعض النصائح والأساليب الهامة في إجراء المقابلات الشخصية والتي تساعد في تحقيق الهدف الأهم وهو توظيف الشخص المناسب في الوقت والمكان المناسب وبالتكاليف المناسبة ووفقاً لاحتياجات الوظيفة والمنظمة وتحسين صورة المنظمة الخارجية وإظهار مدى احترافيتها في إجراء المقابلات الشخصية.