استراتيجيات تطبيق نظم المعلومات الحديثة في المؤسسات

تتطلع المؤسسات دوماً لتبني خطط للتطوير لإحداث تغيير يؤدي لتحسين وزيادة فعالية طرق عملها. هذا التغيير (سواءً كان هيكلي، تشغيلي، تقني) يتطلب إدارة وتخطيط بعيد المدى لضمان فعاليته وعدم تأثر المؤسسة سلباً نتيجة هذا التغيير.تقنياً، بحسب منظمة IDC و PMI مالايقل عن 30% من المشاريع التقنية تفشل وتعود أهم أسباب الفشل لإهمال وضع استراتيجية وخطة فعاله للتغيير. من الأمور المهمة عند تطوير نظام معلوماتي جديد أن يتم وضع خطة فعالة واستراتيجية بعيدة المدى لضمان تقديم النظام بصورة سلسة و التقليل من إحتمالية فشل النظام أو تعثر العمل في المؤسسة. هذة الخطة تختلف من مؤسسة لأخرى ومن نظام لأخر بحسب طبيعة عمل المؤسسة، حساسية البيانات، تقبل المستخدمين واستعدادهم للتغيير وعوامل لوجستية أخرى.

 استراتيجية التغيير لإستحداث نظام معلوماتي جديد تكون جزء من إستراتيجية تغيير أكبر بالمؤسسة حيث إن النظام المستحدث سيحدث تغييرات أخرى غير تقنية مثل طريقة عمل وتواصل الموظفين بالمؤسسة. إجمالاً، هناك خمسة إستراتيجيات متبعة للتحول من نظام معلومات لأخر كالتالي:
1- التبديل الكلي: ويتم بشكل فوري بحيث يتم إنها النظام القديم (أ) وتشغيل النظام الجديد (ب). تعتبر هذة الإستراتيجية من أخطر الإستراتيجيات التي لا يٌنصح بإستخدامها بالمؤسسات الكبيرة حيث أن النظام لم يتم تجربته على مستخدمين حقيقيين بعدد كبير وقد ينتج عنه توقف عمل المؤسسة وخسارة بالبيانات والموارد. 

2- التبديل التدريجي: بحيث يتم تقديم خصائص النظام الجديد بشكل تدريجي بأخذ عدد من خصائص نظام أ وإتاحتها عبر نظام ب لغاية الوصول إلى النقطة التي يتم فيها إتاحة جميع الخصائص عبر النظام ب. في هذه الإستراتيجية لايتم تقديم خاصية جديدة حتى يتم حل جميع المشاكل المتعلقة بالخاصية السابقة. من أهم مزايا هذه الأستراتيجية أنها تٌقدم النظام الجديد بشكل تسلسلي للمستخدم وتتيح لإدارة المؤسسة الفرصة لحل المشاكل بشكل تدريجي وطويل المدى.

3- العمل بشكل ثنائي: وذلك بإتاحة النظامين أ و ب بشكل كامل للمستخدمين لفترة زمنية كافية لتحويلهم لمستخدمين لنظام ب. رغم أن هذه الإستراتيجية قد تتيح للمستخدم والإدارة صورة كاملة عن النظام الجديد وأبرز مشاكله إلا أنها عملية مكلفة حيث يتم تشغيل النظامين والتعامل معهم في نفس الوقت.

4- إتاحة النظام الجديد لعدد معين من المستخدمين: وذلك بإختيار شريحة معينة من المستخدمين وتطبيق نظام ب عليهم بشكل كامل. وتتم عملية الإختيار بشكل دقيق (كتطبيق النظام على فرع/منطقة جغرافية ذات عدد قليل من المستخدمين) ومن ثم معالجة السلبيات وتطبيقها على شريحة أخرى أكبر وهكذا.

5- إنشاء خدمات ظلية  (shadow)بين النظامين: بحيث يتم إتاحة النظام أ للمستخدم وإرسال الطلبات بشكل مخفي للنظام ب ومن ثم إرسال النتائج للنظام أ. هذه العملية معقدة في كثير من الحالات ولكنها قد تعطي صورة واضحة لأداء النظام الجديد مع عدد العمليات الواقعي.

بالإضافة لإختيار وتطبيق استراتيجية التحول المناسبة بفعالية، تحتاج المؤسسة لأخذ بعين الإعتبار عوامل مهمة أخرى مثل إشراك الإدارة و العاملين بالمؤسسة في عملية تطوير النظام، تدريب وتطوير المستخدمين قبل التحول للنظام الجديد، إختيار الوقت المناسب لإحداث التغيير بحيث يكون إستخدام النظام في أقل أوقاته.