التواصل وقت الأزمات

العمل عن بعد يتطلب التواصل والإتصال المستمر لإبقاء فرق العمل على إطلاع وعلم بما يتم على مستوى المنشأة، وأيضاً للحفاظ على حماستهم ومشاركتهم وأدائهم وانتاجيتهم، وقد سهلت التقنيات الحديثة الكثير من أجل القيام بهذه المهمة. لكن بجانب التقنية يجب أن يكون الإتصال مع فريق العمل فعال وهادف، لذا ولأن التواصل من أهم الإجراءات اليومية التي تقوم بها المنشآت حالياً، وددت أن أشارككم بعض النصائح التي تساعد على جعل التواصل أكثر فعالية. 

أولا: عليك أن تضع لكل رسالة اتصالية أهداف، ما الذي تريد أن يعرفه فريق العمل ويشعر به أثناء تلقي الرسالة الاتصالية، قم بإعداد رسالة التواصل بالتركيز على تحقيق هذه الأهداف، وبذلك ستنجح في إنشاء اتصال فعال. بجانب ذلك عليك أن تكون منفتحاً وصادقاً وشفافاً، حتى لا تجعل مجالاً لفقدان الثقة أو تقليل المشاركة و الإندماج، لذا عليك بإعطاء فريق عملك معلومات كافية للشعور بالمعرفة، و لمساعدتهم في الحفاظ على الثقة في المنشأة والبقاء متحمسين خلال هذه الأزمة أو أي أزمة أخرى. 

ثانياً: في أوقات الأزمات يتم زيادة عوامل التشتت لدى الموظفين، لذا مع الإنفتاح والمصداقية ينبغي أن يكون التواصل بطريقة قصيرة ومباشرة، حاول أن تهتم بكل جملة في تواصلك مع فريق العمل، وأن تتأكد من أهمية كل كلمة وضرورتها في توصيل ما تريد. قم بالتركيز على إبلاغ فريق العمل ما يحتاجونه فقط بدون إطالة حتى لا تفقد اهتمامهم، وعلى جانب آخر للتأكد من احتفاظ الفريق بالمعلومات المهمة في الرسائل الاتصالية وعدم نسيانها، يمكن أن تقوم بتكرار الرسائل الرئيسية بصور وأنماط مختلفة على فترات زمنية، لمساعدتك ودعمك في تحقيق أهدافك من التواصل. 

ثالثاً: لخلق إهتمام أكثر من فريق عملك برسائلك الاتصالية و الإحتفاظ بمعلوماتها بسهولة أكبر ينبغي عليك أن تجعل اتصالاتك جذابة، بمعنى أن تضيف بها بعض العوامل أو العناصر التي تحفز الفريق لقراءتها والإهتمام بها، كأن تجعلها مقسمة لفقرات صغيرة مبسطة، أو إضافة بعض الإحصائيات، أو غيرها من الأفكار التي تناسب فريق عملك. 

رابعاً: من الهام أن تشجع المديرين والتنفيذيين بالمنشأة إلى إرسال رسائل اتصالية لفريق العمل، فهذا هو أهم وقت يحتاجون فيه لأن يسمعوا من الإدارة العليا حول أداء المنشأة، وما تقوم به المنشأة لدعمهم خلال هذه الأوقات. 

خامساً: كما هو مهم أن يكون التواصل من الأعلى للأسفل، أيضاً من الهام أن تمنح فريق العمل الفرصة للاستماع إليه بشكل مستمر ومنتظم، لمشاركة أفكارهم وطرح أسئلتهم. ينبغي عليك أن تطلب من فريق العمل بشكل رسمي أو غير رسمي أفكارهم وتوفير قنوات لهم لإيصال أصواتهم، ثم قم باتخاذ الإجراءات المناسبة التي تشعرهم بأن المنشأة لا تزال تهتم بهم. أخيراً يمكنك أن تشجع ثقافة التواصل بين الموظفين بعضهم البعض، وذلك من أجل نشر المساعدة والروح الإيجابية والتأقلم في ظل الظروف التابعة للأزمات.

هذه كانت بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في جعل التواصل والإتصال مع فريق العمل فعال وهادف، وهذا من العوامل المهمة التي علينا الإهتمام بها وقت الأزمات فضلاً عن الأوقات العادية.