إدارة التكاليف – كرتون منديل

إدارة التكاليف المباشرة وغير المباشرة يعتبر أحد أهم العوامل المؤثرة في ربحية الشركة واستمراريتها. الميزانية السنوية والربعية والشهرية تهدف لمتابعة وإدارة هذه التكاليف بحكم أنها غالباً ما تكون تحت السيطرة الداخلية لإرادة الشركة أما المبيعات فكثير من القطاعات تجعلها عاملاً خارجياً قد يتيغير بكثير من العوامل التي لا ليست تحت السيطرة.

في أحد الشركات كان هناك “قحط” في المناديل الشخصية، وأخرى المناديل عند المواضئ! الفكرة هنا أن هذه التكاليف غالباً ما تكون غير جوهرية. الأمور البسيطة قد ترفع مستوى الإيجابية في العمل، والشعور بالأريحية لكنها في نفس الوقت قد تُكهل الشركة بتكاليف في غنى عنها. 

أمثلة مصاريف النثريات من مسرف ومتشدد فيها, أحدهم يخدم كل الموظفين في مكاتبهم بكل أنواع المشروبات، حتى الزنجبيل بالنعناع، والآخر يمنعها بتاتاً ماعدا فتيل شاي. بعضها يصرف لكل موظف كرتون واحد منديل في المكتب نهاية كل ربع والآخر يوزع حتى تنتهي الميزانية، والآخر لا يقدمها البتة. لا يوجد صواب وخطأ، المهم أن فريق العمل يؤمن بالفكرة المطروحة سواء بالخدمة المميزة أو بالتقشف. 

إن التعلق بجزئيات التوفير التي تمسّ يوميات الموظف البسيط غالباً تخلق أعيناً ناقدة على كل جزئية يتم صرفها من قبل الإدارة. أذكر أحدهم ممن يعمل في شركة لا توفر المناديل إلا للإدارة التنفيذية، وكان أحد هؤلاء التنفيذيين في رحلة عمل أنفق ما يزيد على الخمسة الآف ريال على أمور يراها الموظف ترفيهات ومؤقتة!، فبدأ بإجراء حسبة بسيطة بين سعر المناديل لكل موظفي المكتب الرئيسي خلال السنة مع نفقات ذلك المدير فأصبحت هذه المقارنة حدثٌ يناقشه الناس بشكل طريف وناقد. إن التركيز على جوهريات الأمور يميز الإدارة الناجحة من غيرها ولا مانع من مراجعة الجزئيات الصغيرة فقد تسهم ولو جزئياً في النجاح.

التركيز على التكاليف للبضاعة المباعة COGS غالباً ما يُشكّل نسبة عالية من الإيرادات. الإبداع في التركيز على هذه التكاليف ومواجهتها بعدة طرق: تقنية، تشغيلية، موارد بشرية وغيرها يحقق قفزة هائلة في الربحية. الكثير من الإداريين يتجنب الدخول في هذا النوع من التكاليف بسبب أن هذه التكاليف تسلتزم معرفة تقنية وتشغيلية وتستلزم وقت، فيلجأ للمختصر الواضح ألا وهي المصاريف الإدارية والعمومية والتي لا تستلزم كثير من الجهد لفهمها وإدارتها. مثال ذلك في أحد شركات الطيران الأمريكي حللّت تكاليفها ووجدت أن هناك فرصة في تقليل وقت الانتظار بين الركاب والتجهيز للرحلة التالية مما أدى إلى زيادة المبيعات بسبب ارتفاع الكفاءة الاستيعابية بين الرحلات.

هناك فجوة كبيرة في توحيد المبيعات وعقود الموردين في كثير من القطاعات. غالباً توحيدها يقود لسعر أفضل وخدمة أفضل مع القدرة على جمع البيانات الاستهلاكية خلافاً للتنوع بين الموردين لأن كل مورد يخدم بطريقة وسعر مختلف فيصعب اتخاذ القرار بشكل سليم. 

ومن أحد أهم العوامل لتقليل التكلفة، تدريب الموظفين بشكل متميز. الموظف المتميز يرفع كفائته وكفاءة الشركة في نفس الوقت. في حال تجاهل هذا العنصر فإن الشركة تضطر لتوظيفٍ أكثر، أنظمة جديدة، وإعادة تدريب دائم بسبب الاستقالات والضغوط لأن الموظف يُطلب منه شيء أكثر مما تدرب عليه. التدريب المناسب واختيار الكفاءة هو استثمار حقيقي يُقللّ التكلفة من خلال إبداعاته وإتقانه لعمله وشعوره بالمسؤولية والانتماء. 

رجاءً أهدوا كرتون منديل مغلف بشكرٍ لكل موظف، ستجد أن هذه التكلفة حققت إيجابية وزرعت ابتسامة،