إدارة المطاعم- نظرة مالية 2

كيف لا نتحدث عن تحديات إدارة المخزون (أصل متداول) والذي يُشكل في هذا القطاع من 25% إلى 40% من إيرادات القطاع. هذه النسبة تُعتبر نسبة مؤثرة بشكل جوهري على أداء الشركة وتستحق التركيز الإداري والتقني لتجاوز العقبات. إن توفير 1% فقط من المخزون يقود إلى توفير ملايين الريالات خاصة إذا كنا نتحدث عن سلسلة مطاعم ومقاهي. 

أحد أهم الفرص والمبادرات المالية والتشغيلية هو إدارة الهدر الغذائي Food Waste Management -وهذا يعتبر عنصر أساسي في هذه الصناعة- لأنه مهما تم إتقان العمل فوجود هذه الفواقد والمخلفات مهم لضمان الجودة الغذائية المقدمة للعملاء. إن التحدي الكبير للإدارة المالية هو كيفية ضمان تقليل/تحجيم هذه النسبة بما لايضر مع الجودة؟ وكيف نحفز الفريق التشغيلي ليكون جزءاً من الحل؟ أحد أبرز التطبيقات هو تحديد نسبة القبول، لكن هذا يؤدي لمشكلة أخرى!؟ إن الإفصاح عن هذه النسبة يجعل الفريق التشغيلي مُتساهل وليس منضبطاً، لأنه يعلم بنسبة التجاوز Tolerated rate  فسيستمر بنفس السلوك، ما الحل؟ ببساطة أن تكون النسبة متغيرة وليست ثابتة، وفي نفس الوقت تختلف من صنف لصنف ومن فترة لفترة، قد يبدو صعباً لكنه ممكناً. إن الخطورة في المخزون أن هناك عادة حساب لتغطية هذه الفروقات الناشئة بين العدّ الحقيقي للمخزون في أرض الواقع مع المخزون المسجل في النظام مما يزيد من فرصة استغلال هذه الفجوات للتلاعب أو الإسراف والهدر.  

الأنظمة التشغيلية التي تربط بين المبيعات والمخزون في المطاعم تعتمد في حساب الاستهلاك اليومي  Daily Consumptionعلى التقريب وليس الدقة والحقيقة لكمية المواد المستهلكة Raw Material  من خلال ISP أو أي وسيلة أخرى. مثال توضيحي: حينما تكون في مقهى وتطلب كأساً كبيراً من الكابتشينو فإن النظام سيفترض استهلاك ما يلي:  1 كأس كبير ورقي، 10 مل من الحليب، 5 جرام من القهوة، وفي نهاية الفترة سيجمع الاستهلاك لكل المواد. وهناك طرق ووسائل أخرى في هذا المجال لكن تبقى ليست بالمتانة الكافية لإحكام هذه الفجوات لأنه قد نستخدم 15 مل من الحليب و 4 جرامات من القهوة فينشأ الفرق. 

اللمحة الأخرى في المخزون، هل نظام المخزون في المطاعم متكامل مع نظام المخزون الرئيسي؟ تحدٍ آخر خاصة في حالات التحويل والنقل للمواد من وإلى المخزون الرئيسي، وكذلك بين فروع المطاعم. ويزيد الموضوع تعقيداً إذا وُجد توريدات مباشرة من المورد  Direct Supplier Delivery (DSD) لأن المطابقات بين أمر شراء والفاتورة وورقة الإيصال (3 Dimensions Verification) سيكون أمراً معقداً لأنه عادة ما يكون التوصيل بشكل متكرر يصل أحياناً إلى أكثر من مرة في الأسبوع.

التحدي الآخر هو إدارة المنتجات منتهية الصلاحية والمتضررة وضمان استخدامها قبل وقت الانتهاء وكذلك الإفصاح عنها بشكل يعكس الواقع وليس فقط من النظام. غالب الأنظمة ستعطيك مجموع الأصناف قريبة الانتهاء لكن السؤال هل هي التي في أرض الواقع أم لا؟ لذلك إدارة المخزون تتطلب تحليل عميق ودائم لكل هذه التفاصيل. الأثر المحاسبي بتقدير المخصص للمخزون، هل يعكس صحة الواقع ودقته؟ هل يغطي كل التلفيات؟  

إن الاستثمار في مجال كعلم البيانات والروبرتات Data Science  أعتقد أنه سيؤتي ثماره في حل المشاكل المتشعبة كهذه لأنها تتطلب تعلم دائم مبني على الترندات السابقة والتحديثات الجديدة مع إضافة عوامل أخرى. هذه الوسائل تساعد كثيراً في بناء بنية تحتية وقاعدة بينات تساعد في تحديد المشكلة وأين تكمن.