في ظل ظروف الجائحة COVID-19، إعادة النظر في أتمتة العمل اصبحت ضرورة وليس خياراً، وتعجيل قرارات تبني التقنيات المتقدمة كالذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء ستمكننا من خلق فرص لنماذج أعمال مبتكرة تزيد من الإنتاجية والجودة في العمل وتقلص التكاليف والإنفاق مما يؤدي إلى ازدهار في النمو الاقتصادي.

أن الأتمتة ببساطة هي العمل على إحداث تغيير في الإجراءات التي تستخدمها في عملك لتتحول من إجراءات يدوية تعتمد على الورق الى إجراءات آلية تعتمد على التقنية.

أتمتة الإجراءات أصبحت ضرورة ملحة للجميع، ولا غنى عنها لأي مؤسسة أو شركة سواء حكومية أو خاصة، والاهتمام بأتمتة الإجراءات -دون تعقيد الأمر وتبسيطه- في غاية الأهمية؛ لأن ذلك سيؤدي إلى انتشار ثقافة الخدمات المتميزة السريعة ذات الجودة العالية، في الوقت الحاضر أنت بحاجة لأن تكون مميزاً عن غيرك، ولا يمكن أن يحدث هذا دون أن تهتم بأتمتة الإجراءات  لتصبح أقل تكلفة وأسرع وأكثر جودة.

قبل البدء في عملية الأتمتة من المهم معرفة الهدف منها.

• هل هي لتسهيل العملية للعميل؟ 
• هل هي لتجربة عميل مميزة؟
• هل هي حوكمة للإجراء؟
• هل هي لسهولة معرفة الأداء وإصدار التقارير أو ربط الأداء بمؤشرات الأداء؟

بعد تحديد الهدف، يكون لدينا وضوح أكبر ومعرفة ، هل الأتمتة هي الحل أو هناك حلول أخرى لتحقيق الهدف، ربما أحياناً لا نحتاج أتمتة كاملة للإجراءات وربما تكون لإجراء فقط وربما لا نحتاج الأتمتة من الأساس.

أهمية التعرف على الإجراءات وجمع المعلومات بشكل كامل قبل عملية الأتمتة، وذلك عن طريق شخص متخصص في مجال تحليل الأعمال وإدارة إجراءات العمل، ويتم فهم ونمذجة الإجراء في البداية، بحيث يمكن مناقشته والتعديل عليه من قبل المالك وأصحاب المصلحة ومعرفة النشاطات أو المهام بشكل تفصيلي وأدوار المنفذين في كل نشاط أو مهمة، والخروج بعدها بالنموذج المأمول والمتفق عليه من قبل كامل المنشأة.

العمل على أتمتة الإجراء والوصول إلى النتيجة النهائية كخدمة مؤتمتة أمر رائع جداً، ولكن من المهم أيضًا عمل نموذج تجريبي مصغّر واختباره قبل إطلاق الإجراء أو الخدمة بشكل نهائي.

كيف نقوم بالأتمتة ؟

هناك أربع مراحل أساسية لابد من اتباعها في أي منشأة 

 بأتمتة أعمالها بالشكل الصحيح 

أولاً: مرحلة الفهم والاكتشاف

تندرج أهمية الإجراءات التي يتوجب أتمتتها على أربعة مستويات:

1. الإجراءات التي لها تماس مباشر مع العميل.
2. الإجراءات التي لها علاقة مباشرة بالإنتاج.
3. الإجراءات الداخلية التي لها علاقة بالموظفين.
4. الإجراءات التي لها علاقة بالموردين لديك.

حيث يتم تحديد الأولويات والأهمية من قبل الإدارة العليا.

ثانياً: جمع المعلومات وتحليلها

ثالثاً: التصميم وبناء النموذج المصغر.

رابعاَ: التنفيذ والتطبيق

ومن وجهة نظري الأولويّة تكون للإجراءات التي لها علاقة مباشرة للعميل، ومن ثمّ بقية الإجراءات الجوهريّة نزولًا إلى المستوى المساعد على حسب الإمكانيات والموارد المتوفرة في المنشأة.

إن العمل لا ينتهي هنا فعملية التحسين والتغير ستستمر حتى بعد الانتهاء من أتمتة الإجراءات، حيث أننا نعيش في ظل منافسات محلية وعالمية والتي تجبرنا على التغير والتحسين المستمر والابتكار في النماذج  ولا ننسى أهمية التقنية التي  تساعدنا على ابتكار أساليب جديدة للقيام بالأعمال، فتوفر تطبيقات وأدوات الأتمتة سيساعد على إحداث تغييرات هائلة وسيفتح آفاقاً للإبداع والابتكار والريادة العالمية في العالم الرقمي.

كما أن الحفاظ على الجودة وحل المشاكل التي تطرأ على المنشأة، فمؤشرات الأداء للمنشأة بشكل عام هي التي ستحدد ما كانت هذه الأتمتة صحيحة اما خاطئة، أي إجراء تمت أتمتته ومحاولة التغير فيه ليكون أفضل وأكثر جودة وهذه ميزة أساسية لأتمتة الأعمال “مراقبة الأداء بغرض التطوير المستمر”.

وأخيراً العالم الرقمي يتغير باستمرار ونحن مجبورون بتغير معه للوصول إلى الإبداع والابتكار والريادة العالمية.