التقارير الإدارية

تعد التقارير الادارية الصادرة من الإدارات المختلفة للمنشآت بكل أطيافها هي من أهم المهام المناطة بكل إدارة من إدارات المنشأة. 

صدور التقارير الادارية من إدارة محددة إلى الإدارة العليا، يضمن لتلك الإدارة تحديدا إبراز أهمية المهام المناطة بها، كما يقدم للإدارة العليا للمنشاة، وهي المتلقي لتلك التقارير الادارية المختلفة فرصة لتقييم اداء الإدارات المتفرقة، اكتشاف مكامن الخلل، والعمل على تطوير مخرجات تلك الإدارة الصادرة للتقرير.

مع مرور الوقت، وازدياد وتيرة الأعمال، النقص النسبي للموظفين، تعاقب الإدارات واختلافها، سيتحتم على المنشأة إعادة تقييم جودة تلك التقارير، والتأكد من مواكبتها لمتطلبات المنشأة والمتغيرات المصاحبة. 

غالبا ما يخلق ذلك التغير او التغيير  الاداري الى اختلاف المتطلبات ذات الصلة  بنوعية التقارير المستهدفة، وهذا مع مرور الوقت قد يشكل كابوس عملي وإداري مستمر لتلك الإدارات المصدرة لكثير من التقارير الحساسة والمطلوبة من قبل الإدارة العليا، الإدارة العامة للمنشأة.

 مع تعاقب الإدارات العليا، وما يصاحب ذلك من تطورات  إدارية، واختلاف في المستهدفات، ستبدأ تدريجيا الكثير من التقارير القائمة بفقدان قيمتها.

نتيجة لذلك القصور في نوعية التقارير الصادرة، سيتحتم على بعض الوحدات الإدارية المصدرة لمثل تلك التقارير العودة مجددا الى الطرق التقليدية القديمة نسبيا في اعداد التقارير المستحدثة، والعودة مجددا الى الاعتماد على العنصر البشري بشكل مؤثر في إعداد التقارير بالشكل المطلوب.    

مع مرور الوقت، ستصبح عملية انتاج التقارير المعتمدة في اعدادها على العنصر البشري بشكل كبير، عبء اداري وعملي يسعى الجميع من منسوبي المنشأة الى عدم  التورط به، او الاشراف عليه.

بالرغم من الأهمية القصوى للتقارير الإدارية بشكل عام في أي منشأة من المنشآت، الا انه من غير المجدي عمليا او اقتصاديا بأن تقوم إدارة من إدارات المنشأة، القيام  باستهلاك ثلث او  ربع ساعات العمل المخصصة  لتسيير مهامها الرئيسية، فقط في إعداد التقارير الادارية. 

كذلك ايضا يجب بان لا نغفل عن حقيقة ما يصاحب ذلك التدخل للعنصر البشري بشكل مباشر ومكثف في اعداد واصدار تقارير دقيقة، من ازدياد في نسب الأخطاء، وبالتالي الانحراف عن اتخاذ القرارات الصحيحة من قبل الادارة العليا في المنشأة،  المستقبلة لتلك التقارير.   

بالرغم من التكلفة العالية المصاحبة لرفع كفاءة نظام فرز البيانات ومعالجة التقارير الادارية المصاحبة على اكمل وجه، الا ان ذلك يعد بالآمر الحتمي الذي لا ملاذ او حياد عنه.  حيث انه  لن تتمكن منشأة ما من تطوير مخرجاتها بالشكل المستهدف في ظل المتغيرات المستمرة، دون أن تعمل على تطوير أنظمتها الداخلية المشغلة.

اخيرا وليس اخرا، عدم إصدار التقارير المطلوبة بشكل دقيق، بكل ما تتضمنه من بيانات مركبة لا حصر لها، في الوقت المستهدف وبالشكل المطلوب، هو دلالة حتمية على ضعف في النظام المشغل للمنشأة، مما سينعكس بشكل سلبي واضح و وسريع على مخرجات المنشأة متمثلة بمنتجاتها النهائية.