الافصاح الملائم للمعلومات

في المحاسبة والمراجعة أستطيع أن أعرف الافصاح الملائم بأنه تقدم المعلومات في القوائم المالية بحيث تكون ذات قيمة ومنفعة بالنسبة لمستخدميها وأكثر تناسبا مع طبيعة النشاط وظروف المنشأة، وتساعد مستخدمي القوائم المالية في اتخاذ مختلف القرارات.

ومن المهم معرفة ان لتوفير أي معلومات هناك تكلفة يتم تكبدها فاذا كانت منفعة المعلومات أكبر من تكلفة توفيرها فيكون من المناسب توفيرها، وإذا كانت منفعة المعلومات اقل من تكلفة توفيرها فيجب عدم توفيرها، ولضرب مثل على ذلك لو كان هناك سوبرماركت يسرق منه 200 ريال اسبوعيا، وتم دراسة تكلفة تركيب كاميرات مراقبة وتعيين موظف خاص لمراقبة العملاء من تلك الكاميرات وكان ذلك سيكلف 400 ريال اسبوعيا فمن المناسب التضحية بالمبلغ المسروق، وهذا يندرج تحت مبدأ التكلفة والمنفعة.

ويمكن استخدام الافصاح الملائم بجميع أنواع المعلومات باختلاف اشكالها وتعدد أهدافها، فالمعلومات الموجودة في محطات النقل العام مثلا يجب أن تمكن مستخدمي ذلك النقل من معرفة رقم الحافلة أو القطار للذهاب الى وجهتهم، ولقياس ذلك يمكننا ارسال اشخاص لم يشركوا باي نشاط يتعلق بالنقل العام ونطلب منهم التوجه الى أقرب محطة نقل عام وتحديد وجهتم، فنقول لأحدهم مثلا حاول ان تذهب الى جامعة الملك سعود، فإذا استطاع ان يعرف كيف يصل الى الجامعة من خلال المعلومات الواردة بمحطات النقل العام فذلك دليل على أن مستوى الافصاح في تلك المحطة ملائم، او من الممكن ايجاد افصاح ملائم عن طريق اطلاق تطبيق خاص في أجهزة المحمول للنقل العام يبين حركة سير وسائل النقل العام وكيفية الوصول الى مختلف الوجهات, ويجب التوعية بوجود ذلك التطبيق في وسائل الاعلان المختلفة.
ومن المعلومات التي يمكن تطبيق الافصاح الملائم عليها جميع متطلبات الخدمات الحكومية، مثل متطلبات اصدار الوثائق المتلقة بالمواطنين من هوية وطنية واقامة ورخصة القيادة واستمارة السيارات … الخ وأن يعرف الجميع اين يمكن أن يحصل على تلك المعلومات.

ويمكن استخدام الافصاح الملائم للمعلومات في الوزارات والشركات الخاصة عن طريق دراسة احتياجات كل موظف من المعلومات الدورية والاستثنائية وتطبيق مبدأ التكلفة والمنفعة عليها، ومن أمثلة ذلك المستودعات فلو انشأت تقرير يوضح كميات كل منتج في المستودع فهذه معلومة لا تتصف بأنها ملائمة, حيث يمكن اعداد تقرير اعمار كميات كل منتج في المستودع فيتم توضيح الكميات التي مكثت بالمستودع خلال الشهر الحالي والكميات الموجودة بالمستودع لشهرين والكميات الموجودة في المستودع لثلاثة اشهر والكميات التي مكثت بالمستودعات لفترة تزيد عن الستة اشهر, وهنا نعرف ان الكميات التي مكثت بالمستودعات لفترة طويلة هي عبارة عن عدم كفاءة بعمليات الشراء حيث يجب ان يتوازن شراء المنتجات مع توقيت استخدامها بالغرض الذي تم شرائها من أجله.

ومن الامثلة الاخرى للإفصاح الملائم للمعلومات تقييم اداء الموظفين فنجد ان هناك في الغالب مشكلة بين الموظفين ورؤسائهم فيما يتعلق بتقييم الاداء، فالموظفين غالبا ما يعتقدون أن رؤسائهم ظلموهم بالتقييم، والمدير العام أو الرئيس التنفيذي للمنشأة لا يعلم كيف يعالج هذه المشكلة، وهنا لو طبقنا الافصاح الملائم للمعلومات الخاصة بتقييم الاداء يمكن أن نفصل بين الحقائق وتفسير الحقائق، فإذا كان هناك مندوب مبيعات يحقق مبيعات تزيد عن المستهدف وبنفس الوقت يتأخر في الحضور للعمل فهذه حقيقة يمكن أن يفسرها مديران مختلفان تفسيرات مختلفة فأحدهم لا يهتم لتأخر المندوب ولا يجعله يؤثر على تقييمه سلبا طالما انه يحقق مبيعات اكثر من المستهدف والاخر يعتقد أن الالتزام بأوقات العمل مقدس وان المندوب يستحق تخفيض تقييمه, ولكي نحل هذه المشكلة نصمم نموذج لتوثيق الملاحظات التي تؤثر على تقييم الموظف فنحدد في حقل التاريخ وفي حقل الملاحظة وفي حقل بند التقييم المتأثر ونقول للمدراء اذا ادى الموظف عمله بالكامل بدون زيادة او نقص يكون النموذج فارغا وبذلك يحصل الموظف على تقييم 75% وفي حال وجود ملاحظات تؤثر سلبا على تقييم الموظف توثق بالنموذج وفي حال ان الموظف قام بعمل جيد يفوق ما هو مطلوب منه في الوصف الوظيفي يوثق ايضا بالنموذج, وهنا تستطيع الادارة العليا معرفة من يستحق تقييم يفوق 75% و من يستحق تقييم يقل عن 75%, كما سوف تتمكن الادارة العليا من معرفة مهارات المدراء باختلاف مستوياتهم في تقييم اداء موظفيهم.
وقد ساهمت أنظمة الكمبيوتر بتقليل تكلفة المعلومات فيمكن ان تصمم أي تقارير تحتاجها من خلال تلك الانظمة بتكلفة معقولة، فتقوم بتصميم شاشات الاعدادات بشكل مفصل للغاية وبتصميم شاشات الادخال لتكون مختصرة قد الامكان.
ومن أهم المعلومات التي يجب أن يتوفر فيها الافصاح الملائم هي ما ينتج عن التغذية العكسية للمعلومات، فعلى الشركات متابعة كل ما يتعلق ببيئة أنشطتها بما في ذلك دخول منافسين جدد أو تغير سلوك المستهلكين وآرائهم حول سلع وخدمات الشركة …الخ.