كيف نتعامل مع المراجعة الداخلية؟

كثير من مجالس ادارات الشركات لا يعرفون بالضبط دور المراجعة الداخلية، ويحاولن دوما التأثير على مدير المراجعة الداخلية لتقليل الملاحظات قدر الامكان لانهم يعتقدون ان الملاحظات لا يمكن تفاديها اذا ما كنا نريد ان يسير العمل بطريقة مريحة وهم على حق في ذلك، فليس كل ملاحظات ادارة المراجعة الداخلية يجب الاخذ بها, ومن أمثلة ذلك لو ان نظام الشركة يجيز الشراء من السوق المحلي للأصناف الغير موجودة في مستودعات الشركة لتلبية طلبات العملاء على ان يقل سعر الشراء من السوق بنسبة 35% من سعر البيع للعملاء، وكان هناك عميل استراتيجي طلب بضاعة غير موجودة بمستودعات الشركة فقام المدير التنفيذي للشركة بالموافقة على شراء البضاعة من السوق المحلي رغم ان سعر شرائها من السوق نفس سعر البيع للعميل وبرر الرئيس التنفيذي ذلك بانه لا يريد ان يأخذ العميل الاستراتيجي فكرة عن الشركة كمورد رئيسي له بانه لا يكن الاعتماد عليها في توفير الاصناف التي يحتاجها ، وهنا سوف يورد المراجع الداخلي ملاحظة على ادارة الشركة بعدم الالتزام بأنظمة الشركة وهو محق، وبنفس الوقت قرار ادارة الشركة سليم للمحافظة على العيل الاستراتيجي، وهنا يجب على مجلس الادارة ان يشجع المراجع الداخلي على ايراد جميع الملاحظات التي تخالف نظام الرقابة الداخلي حتى لو لم يؤخذ بها فيكون المراجع الداخلي كالمرآة يعكس ما يحدث بالشركة وهم من يقرر الاخذ بالملاحظة او لا.

ففي نفس المثال السابق لو كثرة استثناءات المدير التنفيذي للشراء من السوق المحلي وهو من يستورد البضائع من دول أخرى فيكون لديه مشكلة في ادارة المشتريات حيث يجب ان تعمل على توفير البضائع المطلوبة بمخزون يغطي احتياجات العملاء بشكل مستمر على ان لا يكون فيها مبالغة فيتم حجز مبالغ كبيرة في المخزون دون الحاجة لذلك، فالمطلوب توازن بين تغطية احتياجات العملاء من البضائع وعدم المبالغة في شراء تلك البضائع من الدول الاجنبية.

والافضل ايجاد نظام مرن يطبق بصرامة وليس نظام صارم يطبق بمرونة فيمكن تعديل النظام لمنح الرئيس التنفيذي صلاحية الاستثناء من نظام المشتريات من السوق المحلي بمبلغ محدد وبذلك لا يضطر الرئيس التنفيذي لخرق النظام.

ان تشجيع المراجع الداخلي على ايراد جميع ملاحظاته واقناع الادارة التنفيذية ان ذلك هو دور المراجع الداخلي وان الاخذ أو عدم الاخذ بتلك الملاحظات هو من اختصاص مجلس الادارة الذي يعلم ان يد الادارة التنفيذية هي التي في النار وتحتاج الى كسر الانظمة إذا اضطرت لذلك لتحقيق مستهدفات الشركة المالية.

ان تشجيع المراجع الداخلي على ايراد جميع ملاحظاته لا يعني ان يشمل تقريره لمجلس الادارة جميع ملاحظاته فيجب أن يوجه لكل مستوى اداري بالشركة الملاحظات المناسبة له فوجود تسجيل خاطئ لفاتورة مورد مثلا يجب أن ترسل الى المدير المالي ولا يجب عرضها على مجلس الادارة، وهكذا يجب على مدير المراجعة الداخلية ان يعد تقارير المراجعة الداخلية لكل مستودى اداري بما يناسب موضوع الملاحظات، فيكتب تقرير خاص للمدير المالي بالملاحظات التي لا يجب عرضها على مجلس الادارة تطبيقا لمبدأ الاهمية النسبية, ويكتب تقارير الى جميع مدراء الادارات كل فيما يخصه اذا ظهرت على اعمالهم ملاحظات لا تستدعي عرضها على مجلس الادارة، حيث لا يجب تضييع وقت مجلس الادارة بملاحظات لا ترتقي الى مستواه.

ومن أهداف المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلي للشركة واقتراح التعديل عليه، وهنا قد لا يأخذ المراجع الداخلي بمبدأ الاهمية النسبية أو بمبدأ التكلفة والعائد وهذا خطأ فادح جعل مجالس الادارات تعتقد أن تقارير المراجع الداخلي نظرية لا يمكن تطبيقها في الواقع العملي فقد يطلب موظفين اضافيين لتحقيق فصل الوظائف كمتطلب رقابي ولكن قد يكون العائد من ذلك اقل من تكاليفه.

وهناك فارق كبير بين أهداف المراجعة الداخلية واهداف المحاسب القانوني او المراجع الخارجي فالمراجع الخارجي يريد أن يتأكد من عدالة التقارير المالي للشركة وهذا هو هدفه، اما المراجع الداخلي فهو يريد ان يبرز نقاط الضعف من ناحية رقابية في نظام الرقابة الداخلي ويوثق العمليات التي خالفت ذلك النظام.

ومن وظائف المراجع الداخلي الربط بين رؤية ورسالة الشركة واهدافها الاستراتيجية والهيكل التنظيمي ومهام كل وحدة فيه وهل تلك المهام تحقق الاهداف الاستراتيجية وان الاهداف الاستراتيجية سوف تحقق الرؤيا والرسالة.

ويجب على مجلس الادارة الموافقة على ان تقوم المراجعة الداخلية بالاستعانة بمستشارين او ببيوت استشارية لمراجعة المهام المتخصصة التي تحتاج الى خبراء متخصصين إذا كانت الاسباب مقنعة.

ان جعل المراجعة الداخلية تخاف من ذكر جميع الملاحظات على الادارة التنفيذية سوف يجعلها ادارة ليست مفعلة كما يجب.

وحيث أن شركات المساهمة مطالبة بإيجاد ادارة مختصة للمراجعة الداخلية، وحيث أن هناك قلة وعي من مجالس الادارات بأهمية دور المراجعة الداخلية وأنها موجودة فقط لتصيد الاخطاء على الادارة التنفيذية، فقد عمدت تلك المجالس على اختيار مدراء للمراجعة الداخلية لديهم مهارات اتصال عالية ومهارات فنية متدنية مما عطل ادارات المراجعة الداخلية عن تأدية دورها بشكل مثالي.

ويجب على مجلس الادارة ان يعي أن الاخذ بملاحظات المراجعة الداخلية او عدم الاخذ بها هي من صلاحياته هو وليس من صلاحيات مدير ادارة المراجعة الداخلية، فمجالس الادارات تريد من مدير ادارة المراجعة الداخلية ان يأخذ بعين الاعتبار الظروف التي جعلت الادارة التنفيذية تخالف الانظمة ولا يدرج تلك الملاحظات في تقريره.

ويجب على مجلس الادارة عن يعرف ما إذا كان المراجع الخارجي سوف يعتمد على المراجعة الداخلية ام لا حيث أن المراجع الخارجي سوف يفحص اسلوب عمل المراجعة الداخلية ويحدد إذا كان يستطيع الاعتماد عليها أم لا.