ما يجب أن تفعله حين تكون مكلف ” بالنيابة “

في كثير من الاحيان تقوم بعمل رئيسك أو زميلك بالنيابة إذا كان في إجازة، والواقع حين تكون كذلك يجب عليك أن تعرف ما هو العمل الذي يجب أن تقوم به دون الرجوع الى صاحب المنصب الاصلي، وما هو العمل الذي يجب عليك اما تأجيله الى انتهاء إجازة صاحب المنصب الاصلي أو التواصل معه إذا كان العمل مستعجلا.

الواقع يجب عليك أن تقوم بالعمل التشغيلي للوظيفة التي تعمل بها بالنيابة، ولا تقوم باي أعمال استراتيجية تخص هذه الوظيفة، ومثال ذلك تعيين الموظفين عمل استراتيجي، التوصية باعتماد هيكلة جديدة لإدارة أو قسم تعديل مهام وظيفية أو استحداثها عمل استراتيجي، تقييم الموظفين عمل استراتيجي، وضع الخطط الاستراتيجية عمل استراتيجي، تحديد الرؤيا والرسالة عمل استراتيجي، الاقتراض من البنوك عمل استراتيجي إذا لم يكون ضمن خطة المنشأة المالية السنوية، اعتماد الميزانيات التقديرية عمل استراتيجي, اضافة خطوط انتاج جديدة واعتماد المتاجرة بمنتجات جديدة وفتح الفروع عمل استراتيجي، المناقلة بين بنود الميزانية عمل استراتيجي، وعمل الحملات التسويقية عمل استراتيجي، واعتماد التقارير المالية السنوية عمل استراتيجي.

ومن الناحية الاخرى فإن العمل الذي يجب عليك القيام به بدون الرجوع الى صاحب المنصب الاصلي هو أي عمل تشغيلي وهو ذلك العمل الذي يتم تأديته بشكل مستمر وروتيني مثل عمليات البيع الروتينية وعمليات الشراء الروتينية والصرف من الميزانية بحسب المخطط المعتمد وعمليات الدفع للموردين، والاشراف على عمل الموظفين اليومي، وعمليات الفحص اليومية للمنتجات بخطوط الانتاج بغرض فحص الجودة كل ذلك من الاعمال التشغيلية.

وكلما كان الوظيفة التي تقوم بمهامها بالنيابة صغيرة كلما كان العمل التشغيلي بها كثيرا والعمل الاستراتيجي بها قليلا، والعكس بالعكس كلما كبر المنصب الذي تقوم بمهامه بالنيابة كلما كان العمل التشغيلي به قليلا والعمل الاستراتيجي به كثيرا.

وهنا يُثار سؤال مهم هل لو كان رئيسي لا يوافق عادة على أمور معينة وكلفني بالنيابة عنه وأنا ارى انه يجب الموافقة عليها فماذا يجب علي أن افعل؟ هنا ننظر في التكليف فاذا كان التكليف مطلق فإنني اوافق عليها وإذا قيدني بعدم الموافقة عليها ارفضها، فأنا في هذا التكليف يجب أن اعمل بما أأمن وبمقدار قناعاتي إذا لم يطلب مني رئيسي غير ذلك على ألا يمس ذلك أي عمل استراتيجي.

ولكن لو مدير ادارة اراد ان يتمتع بإجازته وأراد من رئيس قسم ان يعمل بالنيابة عنه فهل ذلك الرئيس قادر على إدارة العمل لدى الاقسام الاخرى وقد تختلف بشكل جوهري عن قسمه هنا تظهر ضرورة التدوير الوظيفي للوظائف التي تستلزم نفس التأهيل العلمي والعملي، فالأقسام بالإدارات المالية مثلا جميعها تستلزم تأهيل علمي بالمحاسبة وخبرة في العمل المحاسبي وبالتالي تستطيع أن تطبق التدوير الوظيفي لرؤساء الاقسام بحيث يتعرف جميع رؤساء الاقسام على عمل الاقسام الاخرى وبالتالي حين يتم تكليفهم بالعمل بالنيابة عن المدير المالي يكون ذلك سهلا .

وفي حال كان الاقسام في ادارة ما يحتاج كل منها تخصص علمي مختلف وخبرات مختلفة فمن الضروري فصلها عن بعضها وجعل كل منها ادارة مستقلة وهذا ما يجب علينا التركيز به عند اعداد الهياكل التنظيمية.

وهناك بعض من يتم تكلفيهم بالعمل بالنيابة عن رؤسائهم يحاولون الاجتهاد في التطوير لإثبات كفاءتهم وهذا خطأ فادح فهم ليسوا في اختبار قدرات هم موجودون بالنيابة لكي يسير العمل التشغيلي في طريقه الصحيح، ان منظومة العمل متجانسة فقد تحقق تطوير في مكان ما يؤدي الى مشكلة أكبر في مكان أخر أو تحقق مبيعات أعلى يترتب عليها الضرر في المستقبل البعيد، فمثلا جريدة اعلانية تم تكليف رئيس قسم من اقسام المالية بالعمل بالنيابة كمدير مالي, ولاحظ أن المدير المالي الاصلي يمنع اعلانات وكالات الاعلان الذين لا يسددون الديون التي مضى عليها اربعة اشهر مع العلم أن فترة الائتمان الممنوحة لهم ثلاثة اشهر فقط, فأراد أن يطور العمل فقرر ان يتساهل مع وكالات الاعلانات حيث أن تكلفة البضاعة المباعة والمتمثلة في مصاريف طباعة الجريدة هي ثابتة اذا لم تزيد عدد الصفحات, فإضافة أي مبيعات جديدة للإعلانات لن يترتب عليها اضافة لتكلفة البضاعة المباعة وبالتالي لو اضفنا مبيعات جديدة ولم يتم تحصيلها بالكامل فنحن نربح اكثر، الواقع ان هذا الكلام جميل ولكن يجب عدم التساهل في تسديد الديون لان ذلك قد يضر بتسديد العملاء للمبيعات الحالية مما قد يسبب مشكلة سيولة بالشركة, ومن الممكن منح وكالات الاعلان خصومات اضافية اذا تجاوزت مبيعات اعلاناتهم حدا معينا مع عدم التساهل المفرط في فترات التسديد.