الميزانيات التقديرية

من المتعارف عليه اعداد الميزانية التقديرية ” قائمة الدخل المقدرة” في بداية كل سنة أن تكون مقسمة على الاشهر وتحتوي على بند المبيعات ثم بند تكلفة البضاعة المباعة ثم المصروفات الادارية والعمومية ثم صافي الربح المقدر من الانشطة التشغيلية ثم الايرادات الاخرى ثم المصروفات الاخرى ثم الزكاة ثم صافي الربح النهائي.

هناك مشكلة إذا لم تحقق الربح المستهدف، وهناك مشكلة أكبر بكثير إذا لم تعرف سبب عدم تحقيق الربح المستهدف وهل هو بسبب ظرف داخلي او بسبب ظروف خارجية.

سوف نبدأ من البداية أي عند التحضير لبناء الميزانية التقديرية، اولا يجب أن يكون لديك معلومات تفصيلية فعلية عن كل بند من بنود قائمة الدخل للسنة السابقة، ويجب بناء كل بند بشكل هرمي ولنبدأ ببند المبيعات فيجب ان يكون النظام الالي يقدم بيان بشركات كل مندوب وحجم المبيعات لكل شركة في السنة السابقة مفصلة حسب الاشهر فيقوم المندوب بتعبئة المبيعات المستهدفة لكل شركة للسنة القادمة، وفي حال ان عملائه كثيرون جدا ومبيعات كل عميل قليلة مثل مبيعات التجزئة في نشاط المنتجات الغذائية فيكون عادة المندوب هو المسئول عن مديونية العملاء امام الشركة فهنا يظهر اسم المندوب كشركة واحدة يقدر لها مبيعاتها ويعتمدها من مشرف المبيعات وبعدها يقوم مشرف المبيعات بعرض المبيعات المقدرة مقسمة لكل شهر ولكل مندوب واجمالي المبيعات المستهدفة علي مدير المبيعات فإذا وافق عليها يرسلها الى المدير المالي كمبلغ اجمالي وبذلك تم اعداد بند المبيعات وهو البند الاول في قائمة الدخل ولن يتم اعتماده من الرئيس التنفيذي ومجلس الادارة الا بعد اعداد جميع بنود قائمة الدخل ومعرفة الربح المستهدف هل هو مناسب أم لا.

وسوف ننتقل الى البند الثاني وهو تكلفة البضاعة المباعة فيجب أن تكون لدينا معلومات تفصيلية عن مبيعات السنة السابقة من الاصناف والمنتجات المباعة ككميات وكتكلفة مشتريات وتكاليف تصنيعية ونعرف نسبة الزيادة في المبيعات للسنة القادمة ونعد المشتريات المقدرة وتكلفة مبيعاتها فإذا كان مصنع أدرجنا جميع التكاليف الخاصة بالتصنيع من مواد خام واجور مباشرة ومصاريف صناعية غير مباشرة وبعد ذلك يتم اعتماده من مدير المصنع ومدير المشتريات وبعد ذلك يرفع للمدير المالي وبذلك نكون قدرنا البند الثاني من قائمة الدخل وهو تكلفة البضاعة المباعة.

وبالنسبة للتكاليف الادارية والعمومية يجب أن نوفر معلومات تفصيلية فعلية عنها للسنة السابقة ونقوم بعمل تحليل موضوعي لتلك المصروفات وتقديرها للسنة القادمة ” لا اريد أن ادخل في تفاصيلها لأنها تحتاج الى مساحة كبيرة لا يكفيها مساحة هذا المقال”، وعند ذلك سوف نستطيع تقدير صافي الربح المقدر.

عند ذلك يتم تكوين لجنة من مدراء الادارات والرئيس التنفيذي لإعداد الميزانية التقديرية أو تعديلها حسب المستهدف وظروف السوق والمشاريع الاستراتيجية للسنوات القادمة ومن ثم اعتمادها من مجلس الادارة

وشهريا بتم مقارنة بنود الدخل الفعلية مع المقدرة ويجب تحديد اسباب الانحرافات إن وجدت بدقة وبطريقة تساعد الادارة العليا على اتخاذ القرار المناسب سواء كان السبب من داخل المنشأة أو خارجها، ولنعلم ان لكل بند من بنود قائمة الدخل هناك مسئول عنه وعن سبب الانحراف به، فالمبيعات من مسئولية مدير المبيعات، وتكلفة المبيعات من مسئولية مدير المشتريات ومدير المصنع، والمصاريف الادارية والعمومية من مسئولية المدير الاداري.

وقد يقول قائل هذا الكلام جميل ولكن تطبيقه بالواقع مستحيل أو يحتاج الى تكلفة كبيرة وموظفين كثر الواقع ان الانظمة الحاسوبية قد سهلت هذا الموضوع بشكل كبير فيتم فتح حساب جديد للعملاء الجدد في النظام عن طريق مندوب المبيعات يعتمده محاسب العملاء، و بالنسبة لمندوبي التجزئة يتم فتح حساب لكل واحد منهم ويتم ادراج مبيعاتهم في هذا الحساب، وعند الصرف من المستودعات يتم تسجيل البضاعة المصروفة من نظام المستودعات المربوط بنظام المبيعات في حساب العميل كمبيعات تحت التسوية ويقوم النظام بتحديد تكلفة البضاعة المسحوبة حسب السياسة المعتمدة ” الوارد أولا صادر أولا ( FIFO ) او الوارد أخيرا صادر أولا( LIFO ) او المتوسطة المرجح” وقد كان ذلك قبل الانظمة الالية يتم يدويا عن طريق بطاقات الصنف، وعند استلام المستودعات لبضاعة جديدة يتم اختيار الاصناف وكميتها و تكلفتها واسم المورد حسب ما ورد في أمر الشراء في النظام حيث أن ادارة المشتريات قد أدخلت هذه المعلومات في نظام المشتريات, وعند قيام مندوب مبيعات بتحرير فواتر يدوية للبضاعة المباعة للعملاء وتحرير سندات قبض للمتحصلات يتم يوميا تزويد محاسب العملاء بتلك الفواتير والسندات فيقوم بتسجيل اسعار المنتجات المباعة للعملاء والتي تم تحريرها من قبل مندوبي المبيعات في حساب العملاء ويسحبها من حساب مبيعات تحت التسوية ، واذا فعلنا ذلك سوف نستطيع معرفة تفاصيل المبيعات وتفاصيل المشتريات وتفاصيل تكلفة المبيعات وحركة البضاعة داخل المستودع.

الواقع ان الامر سهل في ضل وجود الانظمة الالية حيث نقوم من المنبع بتنظيم الامور لإيجاد معلومات ملائمة وموثوقة.

الواقع هذا تصور مبسط لكيفية اعداد الميزانيات التقديرية اردت من خلاله ابراز اهم ملامح الميزانيات التقديرية وكيفية اعدادها وكيفية مراقبة تنفيذها.