كيف يمكن الاستفادة القصوى من المكاتب الاستشارية؟

 تلعب المشاريع الاستشارية دورًا هامًا في دعم المنشآت الحكومية والخاصة وغير الربحية بالحصول على خبرات خارجية، ورؤى متخصصة، وحلول مبتكرة لمختلف التحديات التي تواجهها. من هذا المشاريع الاستشارية الدارجة التي تٌطلب في السوق مشروع التحول أو تحسين العمليات أو تحسين أداء سلسلة الإمداد أو تطوير استراتيجية الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية أو مشروع التحول الرقمي وغيرها من المشاريع الاستشارية الأخرى حسب مجال الجهة. ولتحقيق نتائج مرضية من هذه المشاريع، ومن المكاتب الاستشارية المُقدمة لهذه الخدمات يجب على الجهات المالكة أن تعمل بشكل تكاملي مع الجهات الاستشارية وخلق شراكة فاعلة بين جميع الأطراف المعنية. وللاستفادة القصوى من المشاريع الاستشارية وتعظيم العائد على الاستثمار وتحقيق نتائج مستدامة وإضافة قيمة كبيرة لجهة عملك، يأتي هنا السؤال: كيف يمكن التأكد من أن مشروعك الاستشاري يضيف قيمة مستدامة لشركتك؟  إليك عدد من الأفكار والمقترحات حول كيفية التعامل مع الفريق الاستشاري وتعظيم أثر المشاريع التي يعملون عليها وفقاً لعدد من التجارب الشخصية مع عدد من المشاريع الاستشارية، وتوصيات عدد من الخبراء بالتعامل مع هذه المشاريع التعاقدية.

بالبداية وفي مرحلة صياغة العقود والاتفاقيات الرسمية من الضروري تأكد من تحديد نطاق المشروع وأهدافه والمنتجات النهائية بشكل واضح، ثم تقسيم المشروع إلى مراحل تحتوي على معالم رئيسية مع مواعيد نهائية، مما يتيح لك تتبع التقدم في كل مرحلة ومعالجة أي مشكلات بشكل استباقي. مع إعطاء نفسك الوقت الكافي في جدولة المشروع لمراجعة التسليمات لضمان جودتها قبل موعد صرف الدفعات. كما لا تنسى الاتفاق على مقاييس النجاح والية التقييم ومواعيدها من خلال تحديد مؤشرات الأداء أو مقاييس النجاح التي سيتم استخدامها لقياس أداء الجهة الاستشارية ونجاح المشروع. كذلك التأكد من أن عقدك يحتوي على حوافز تعتمد على الأداء في حالة تحقيق نتائج استثنائية أو عقوبات في حالة الفشل في تلبية المواعيد النهائية أو المعايير. بالاضافة الى ذلك تحديد الصلاحيات والمسؤوليات وأن تكون واضحة ومفصلة لجميع متطلبات المشروع ومكتوبة ضمن وثائق المشروع.

أما في مرحلة التنفيذ يوجد العديد من الخطوات التي ينبغي العمل عليها خلال التعامل مع الاستشاري للحصول على قيمة طويلة الأجل، تمكنك هذه التوصيات بإذن الله وتوفيقه من ضمان نتائج مستدامة تعود بالنفع على جهتك بشكل جيد وعلى فريق العمل بعد انتهاء المشروع ومنها:

1– خبراء المشروع: التأكد من قائمة الخبراء المشاركين أن يكونوا نفس القائمة المُقدمة من قبل الجهة الاستشارية عند المنافسة على المشروع والذي تم عليه التقييم الفني خلال مرحلة تقييم العروض، وأن تكون المخرجات والعمل مقدمة من هذا الفريق وليس من بديل.

2- إدارة المشروع: تعيين مدير للمشروع الرئيسي والاحتياطي من ضمن فريقك ليكون نقطة الاتصال الرئيسية مع جميع الفرق بالاضافة تسمية مالك وداعم المشروع مع تحديد صلاحياتهم ومسؤولياتهم وأدوارهم في جميع مراحل ومتطلبات المشروع.

3– الشمولية: تحديد جميع أصحاب المصلحة وتضمين وأشرك أكبر عدد ممكن من الفريق المعني والأقسام الداخلية الاخرى في الجهة الذين لهم تأثير بتنفيذ مراحل المشروع أو نتائجه عند انطلاق المشروع وأثناء التسليمات الرئيسية وضمان إعطائهم الفرصة لتقديم التغذية الراجعة و الإحساس بالملكية المشتركة.

4- الثقة : يجب أن يكون التواصل مع الاستشاري كشريك نجاح ويجب عليك العمل للوصول الى ذلك لبناء ثقة متينة.

5- التواصل الفعال: جدولة اجتماعات منتظمة أسبوعيًا أو كل أسبوعين وتحديد قنوات الاتصال من كلا الجانبين لمراجعة التقدم ومناقشة التحديات وضمان فهم المتطلبات بالإضافة تضمين خطة تواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين مع تحديد دوريتها وأهدافها. وبالإمكان الاستعانة بخبراء في جهة عملك في مجال الاستراتيجيات فقد يقدمون لك إرشادات حول الاتجاهات المستقبلية أو الحلول التي لم يتم أخذها في الاعتبار في البداية. التواصل المستمر مع جميع الفرق يساهم في ضمان أن الحلول المقدمة تلبي احتياجات الشركة بشكل مباشر.

6- الوصول : الاستفادة من شبكات العالمية للجهة الاستشارية من المعرفة العميقة في نفس مجالات جهة عملك للحصول على رؤى حول أفضل الممارسات والمعايير والحلول المبتكرة ذات الصلة بالقطاع او المشروع.

7- المرونة : ضرورة التمتع بالمرونة والتكيف مع الأفكار الجديدة التي يقدمها الفريق الاستشاري لتعزيز الابتكار مع عدم إغفال المخرجات الرئيسية وأن الحلول المقدمة ليست قصيرة المدى فقط.

8- قابلية التطبيق: كثير من الأحيان تكون الأفكار المقدمة من الجهة الاستشارية حالمة او تنظيرية أو لا تتناسب مع الوضع الحالي أو السياق المحلي لذلك اطلب منهم تخيل تنفيذها لضمان استدامة المشروع بعد انتهاء الحالة التعاقدية إذ لا يمكن إضافة بعض من التنفيذ ضمن نطاق المشروع من أجل التأكد من استدامة وقابلية تطبيق الحلول المقدمة.

 9- نقل المعرفة: ضمان نقل المعرفة والخبرات  للفريق الداخلي من خلال خطة وجدولة جلسات تدريبية ورش عمل ضمن مخرجات المشروع ودمج مواعيد جلسات نقل المعرفة ضمن نطاق وخطة سير المشروع. يتيح ذلك لفريقك بناء المهارات اللازمة لدعم وتطوير الحلول التي تنفذها جهة الاستشارات ويساعد في تجنب الاعتماد على المستشارين الخارجيين في المستقبل. 

 10- القيمة المضافة: الطلب من الجهة الاستشارية وسؤالهم والإلحاح بذلك عن ماهية القيمة المضافة التي يمكن أن يقدموها للمشروع أو للشركة ولم تضمن من نطاق المشروع ( فوق البيعه) مع دمجها ضمن التقييم والحوافز التي تتيح للجهة الاستشارية الافضلية في المشاركة والدعم في المراحل اللاحقة من التطوير أو في مجالات أخرى من العمل.

11- التقييم المستمر: بعد الاتفاق مع الجهة الاستشارية على مؤشرات الأداء عند بداية المشروع يتم إجراء مراجعات رسمية عند الوصول الى المعالم المهمة، لتقييم ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح وما إذا كانت هناك حاجة إلى تعديلات. ولا تغفل مشاركة نتائج التقييم للجهة لتحسين وتقديم الملاحظات بشكل مستمر وفي وقت مبكر حتى تتمكن الجهة الاستشارية من التكيف والتصحيح بسرعة.

12- المسؤولية الاجتماعية: كلا الجهتين الاستشارية والعميل لديهم أجندة خاصة بالمسؤولية الاجتماعية فمن الممكن التفكير في تصميم مبادرة مشتركة تتوائم مع نطاق المشروع ونطاق الجهتين لكي يتم تقديمها للمجتمع.

13- التوثيق:  تأكد من توثيق جميع المستندات والمحاضر والإجراءات والعمليات والأطر التي طورها المستشارون بشكل كامل بطريقة رقمية للرجوع إليها في المستقبل.

14- الإغلاق: وضع خطة اغلاق المشروع مفصلة مضمنة قائمة التأكيدات من التسليمات، و المراجعات و التقييمات والدفعات، مع قائمة الدروس المستفادة من المشروع وآلية تنفيذه، والتوصيات القيمة والضرورية للإدارات المعنية.وكيفية الاستفادة من جميع الوثائق والوصول لها ومشاركتها مع المعنيين. ومن الضروري ايضاً أن تشمل خطة الإغلاق تحديد الخطوات القادمة.

 15- التعاون : الحفاظ على التعاون المستمر بعد الانتهاء من المشروع، والاستمرار في تعزيز العلاقة مع الجهة الاستشارية والخبراء للحصول على الدعم المستقبلي أو التحديث أو الأفكار الإضافية. 

 في الختام، تعد المشاريع الاستشارية فرصة حقيقية للشركات لتحقيق قفزات نوعية في الأداء والكفاءة. ولكن الاستفادة القصوى من هذه المشاريع لا تتحقق إلا من خلال تحديد الأهداف بوضوح، وتعزيز التعاون المستمر بين الفرق المعنية، والحرص على نقل المعرفة لتبقى داخل المنشأة بعد انتهاء المشروع. إن مفتاح النجاح يكمن في بناء شراكة قوية مع الفريق الاستشاري، حيث يعمل الجميع لتحقيق أهداف مشتركة، والمرونة في التكيف مع المستجدات تحقق نتائج مستدامة. بتطبيق هذه المبادئ، يمكن للمنشآت تحويل المشاريع الاستشارية إلى استثمارات طويلة الأمد تساهم في تعزيز قدراتها التنافسية وتحقيق رؤيتها الاستراتيجية.