أهمية السياسات والإجراءات

تعتبر السياسات والإجراءات من العناصر الأساسية في أي منظمة أو مؤسسة، سواء كانت حكومية أو خاصة. فهي تلعب دورًا حيويًا في توجيه العمليات اليومية وضمان الامتثال للقوانين واللوائح، بالإضافة إلى تعزيز الأداء وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

وتعرف السياسات بأنها مجموعة من المبادئ والتوجيهات العامة التي تحدد الإطار العام للعمل داخل المنظمة، وتُعد السياسات بمثابة خارطة طريق تُرشد الإدارة والموظفين في اتخاذ القرارات وتوجيه السلوكيات، وتهدف السياسات إلى تحقيق التناسق والاتساق في العمليات، وضمان أن جميع الأفراد يعملون نحو نفس الأهداف.

أما الاجراءات فتعرف بأنها سلسلة من الخطوات التنفيذية المحددة التي توضح كيفية تنفيذ السياسات على أرض الواقع، وتتضمن تفاصيل دقيقة حول من يقوم بالعمل، وكيفية القيام به، ومتى وأين يتم ذلك، وتهدف الإجراءات إلى ضمان تنفيذ السياسات بشكل فعال ومنظم، وتقليل الفوضى والارتباك في العمليات اليومية.

ولكي أوضح الفرق بين السياسات والاجراءات سوف أضرب مثلا بالتنظيم الاسلامي فالإسلام وضع سياسة هي ” أن يكون المسلم نظيفا ” والاجراءات المرتبطة بها هي ان يتوضأ لكل صلاة ان يستخدم السواك دبر كل صلاة أن يستحم إذا كان على جنابة.. الخ.

وتعتبر رؤية المنشأة هي السياسة العامة الرئيسية ويجب ان يتم بناء السياسات لكل المستويات من مجلس الادارة الى أصغر موظف بالمنشأة بشكل هرمي من الاعلى أي انطلاقا من الرؤيا الى أسفل السلم الوظيفي ومعنى ذلك أن السياسات التي يجب أن يحققها أصغر الموظفين تساهم بشكل أو بأخر في تحقيق رؤية المنظمة. 

الواقع ان السياسات تهدف الى تحديد الإطار العام والتوجيهات العامة للعمل، وهي ما يجب أن نفعله، أما الإجراءات فتهدف إلى توضيح كيفية تنفيذ السياسات، وهي كيف، من، أين، ومتى نفعل ذلك.

وتكمن أهمية السياسات والإجراءات فيما يلي:

• تحقيق التناسق والاتساق

تساعد السياسات والإجراءات في تحقيق التناسق والاتساق في العمليات اليومية. عندما يكون لدى المنظمة سياسات واضحة وإجراءات محددة، يمكن للموظفين فهم ما هو متوقع منهم وكيفية تنفيذ مهامهم بشكل صحيح. هذا يقلل من الفوضى والارتباك ويضمن أن الجميع يعمل نحو نفس الأهداف.

• الامتثال للقوانين واللوائح

تساعد السياسات والإجراءات في ضمان الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها من خلال تحديد السياسات والإجراءات، ويمكن للمنظمة التأكد من أن جميع العمليات تتماشى مع المتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يقلل من المخاطر القانونية ويحمي المنظمة من العقوبات.

• تعزيز الأداء والكفاءة

تساهم السياسات والإجراءات في تعزيز الأداء والكفاءة داخل المنظمة، من خلال تحديد الخطوات التنفيذية بوضوح، يمكن للموظفين تنفيذ مهامهم بشكل أكثر فعالية وكفاءة، مما يؤدي إلى تحسين الإنتاجية وتحقيق الأهداف بشكل أسرع.

• توجيه القرارات

تساعد السياسات في توجيه القرارات داخل المنظمة عندما تكون هناك سياسات واضحة يمكن للإدارة والموظفين اتخاذ قرارات مستنيرة تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة، وهذا يساعد في تحقيق التناسق في القرارات ويضمن أن جميع الأفراد يعملون نحو نفس الأهداف.

• تحسين التواصل

تساهم السياسات والإجراءات في تحسين التواصل داخل المنظمة عندما تكون هناك سياسات وإجراءات واضحة، يمكن للموظفين فهم ما هو متوقع منهم وكيفية تنفيذ مهامهم بشكل صحيح، وهذا يقلل من الفوضى والارتباك ويضمن أن الجميع يعمل نحو نفس الأهداف.

المشكلة لدينا أننا ندع كل ادارة تضع سياساتها وتحدد اجراءاتها بنفسها من خلال تجارب الموظفين السابقة سواء داخل المنظمة التي يعملون فيها حاليا أو من خلال تجاربهم السابقة في عملهم في منظمات أخرى, وذلك على الرغم من أن منسوبي تلك الادارات لا يعرفون الفرق بين السياسة والاجراء ولا تكون السياسات متناسقة ومنسجمة مع بعضها البعض في مختلف الادارات لتحقيق السياسة الرئيسية بالمنشأة وهي تحقيق الرؤيا، لذلك علينا أن نجعل خبير بالسياسات والاجراءات يصمم جميع السياسات بدأ من الرؤيا وانتهاء بأصغر الموظفين، ولأضرب مثلا حين زار الرئيس الامريكي ناسا في الستينات لاحظ عامل نظافة يعمل بالممرات سأل الرئيس الامريكي العامل عن دوره في ناسا فقال له ” أنا اساعد في وضع رجل على القمر ” هذا ناتج بناء السياسات الرئيسية والفرعين بتناغم نحقق من خلاله رؤية المنشأة.