أمين سر .. وما أدراك من هو أمين السر

يلعب امين السر دور مهم جدا جدا في الشركات العامة ” شركات المساهمة”.. منذ اختياره من أعضاء مجلس الإدارة المنتخبين من الجمعية العمومية ” المساهمين” دور وسيط والمنظم لمجلس الإدارة، وهو حلقة الوصل بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية وتتضمن اجتماعات المجلس الإدارة قرارات وتوجيهات مالية وإدارية على صعيد التوجهات الاستراتيجية والأهداف قصيرة وطويل المدى للشركة.

كما ان المساهمين يوكلوا مسؤولية كبيرة على عاتق أعضاء مجلس الإدارة المنتحبين من قبلهم في الجمعية العمومية ان يطبقوا حوكمة الشركات من خلال امين السر المجلس واتباع المجلس للحوكمة والتزامه بإجراءات عمل المجلس في جميع اللوائح والأنظمة ذات العلاقة وعلى امين السر المساهمة في وضع آليات لتنظيم العلاقات بين أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية و الأطراف المختلفة ذات العلاقة بالمجلس. لا يقتصر دور أمين سر المجلس في حضور الاجتماعات وتوثيقها مع الأهمية الكبرى لهذا الدور لكن دوره يبدأ قبل بداية الاجتماع من تنسيق للاجتماعات وإعداد لجدول الأعمال والتنسيق مع الإدارة التنفيذية أو/و الأطراف ذات العلاقة في حال تطلب حضور أي منهم للاجتماع، ثم دوره أثناء الاجتماع أن يكون الأذن الواعية واليد الأمينة في كتابة المحاضر وتوثيق مداولات المجلس وقرارته الإدارية والمالية ثم بعد الاجتماع من اتخاذ الاجراءات المتبعة في اعتماد القرارات والتوجيهات ومتابعة تطبيقها وحفظ المحاضر وأرشفتها وهذا الامر يتكرر على الأقل أربعة مرات خلال العام.

أهم مهام أمين السر:

1. إعداد الترتيب اللازم لاجتماعات مجلس الإدارة.
2. كتابة محاضر مجلس الإدارة ومداولاتها وقراراتها وتوجيهاتها.
3. فحص وتدقيق ما يحال الى المجلس من بلاغات عن مخالفات مالية وإدارية.
4. متابعة قرارات وتوجيهات المجلس.
5. تلقي المخاطبات الموجهة للمجلس وإعداد الرد عليها.

وفي النهاية يجب اختيار أمين سر مجلس الإدارة الذي سيقوم بهذا الدور الكبير والحرص على ان يكون على قدر كبير من المسؤولية ويكون مؤهل علمياً وعملياً ويمتلك المهارات اللازمة على سبيل المثال لا الحصر مهارة الكتابة والاستماع الجيد والتواصل الجيد ولديه روح المبادرة ومهارات القيادة وبذل الجهد في تدريبة وصقل مهاراته لتعزيز دورة في مجلس الإدارة بالشكل المطلوب والمناسب.