10 نصائح في تنظيم عقلك

يعد علم الأعصاب “neuroscience” من أكثر العلوم التي جلبت لنا كتبا تعد الاكثر مبيعاً مثل كتاب “هذا عقلك تحت تأثير الموسيقى ” “This is Your Brain on Music” و كتاب “العالم في ستةاغاني” “The World in Six Songs” ، وقد حول هذا العلم انتباهه هذه المرة الی مشكلة التنظيم، ففي كتاب الدكتور دانييلليفايتين الجديد ” العقل المنظم :التفكير السليم في عصر المعلومات الهائلة ” يجمع فيه بين البحث العلمي والمقابلات مع اشخاص مختصين مثل مايكل بلومييرغ و جویج شولتز مدعوم ذلك بنصائح عملية حول كيفية تنظيم بيوتنا ، حياتنا الاجتماعية ، الوقت وغيره.

يقول الدكتور دانييل ” علماء الاعصاب تعلموا الكثير عن العقل والتنظيم والانتاجية ، لكن ذلك لايصل للقارئ العادي وهدفي هو انيصل هذا العلم للشخص العادي ”

هنا 10 نصائح في التنظيم للدكتور دانييل من كتابه الذي سينشر قريباً.

1- خذ استراحة

مالقواسم المشتركة بين المتحكمين في الحركة الجوية والمترجمينالفوررين الذين يعملون لاجل الامم المتحدة ؟ القاسم المشترك انأعمالهم مجهدة جداً ، فهم مكلفين بواجبات متكررة دورية , و بشكل متزايد نحن نشعر اننا نتعرض للقصف اثناء العمل . حاول ان تاخذ15 دقيقة لكل ساعة او ساعتين عمل فالمشي حول المكان وتنفس هواء نقي سوف يساعدك على العمل بسرعة وفعالية عند العودة.واثبتتدراسة ان ساعات العمل الإضافية للموظفين تقلل من إنتاجهم – فلكل ساعة عمل اضافية ينجز الموظف 20 دقيقة فقط من العمل .

2- إعداد أجهزة كمبيوتر مختلفة لأنشطة مختلفة

يقول الدكتور “[ هناك ] آلية بيولوجية عن تذكر مكان الأمور الهامة ” فدراسة الامتحان في قاعة الاختبار يساعد الطالب ان يؤدي بشكل أفضل، وزيارة مسرح الجريمة سيساعد الشاهد بان يتذكر أكثر ،فالموظفين يؤدون عدة انشطة مختلفة في مكان عملهم ، فالفصل المادي يساعد علی التنظيم العقلي ، هذا يجعلك تستخدم ذاكرتك العقلية لتعرف الی اين تنظر وتبحث .

3- عمل قائمة مهام

علماء الحاسب يتحدثون عن الوصول التسلسلي مقابل الوصول العشوائي وهذا مفهوم مهم جدا لايجاد الاشياء ، فاذا كانت أشرطة الفيديو المغناطيسية القديمة VHS تمثل وصول تسلسلي – تسريع الفيديو الی الامام مع المرور بكل المشاهد الی ان تصل للمشهد الذي تريد – ، فإن الدي في دي يمثل الوصول العشوائي – تخطي المشاهد تماما للوصول للجزء الذي تريد – .
كذلك قائمة المهام المكتوبة في جوالك او كمبيوترك عادة تجبرك ان تمر خلال العمليات الاقل كفاءة في القائمة اذا كانت طريقة الوصول تسلسلية ، عينيك ستمر علی المهام في البداية الی ان تصل إلى تلك التي تريد “.
يوصي الدكتور ليفايتين بكتابة قائمة المهام على قطع صغيرة من الورق مثل بطاقات الفهرسة، ثم ترتيبها علی أساس الأولويات ، بالتالي يمكنك إعادة ترتيب البطاقات بكل سهولة، ،وهذه البطاقات المادية ستحرر انتباهك للمهمة التي في يدك .

4- تصنيف الملفات بطرق مختلفة

عندما يكون صندوق البريد الخاص بك مزدحم جداً ، يمكنك تصنيف الموضوعات المتشابهة في اكثر من فئة . يقول الدكتور “في حال تتبع رسائل البريد الإلكتروني للرئيس أوباما ستجد انها مجموعة مصنفة ،و ملفات مخصصة للجان محددة واجتماعات ومشاريع . باستخدامك برنامج البريد الالكتروني الذي يسمح بالتصنيف يمكنك وضع علامة للرسالة بمجرد وصولها ، فإذا كان لديك مكالمة هاتفية مع السيدأوباما و التي سوف تحتاج إلى تذكرها في وقت لاحق،أرسل البريد الإلكتروني لنفسك سريعا حول هذا الموضوع، ثم صنف وضع علامة عليها كما لو انها رسالة مباشرة منه”.

5- نظف عند الحاجة

عندما يكون بريدك الإلكتروني مملوء بالرسائل للمراجعة في وقت لاحق ، وعلی مكتبك كومات من الورق المتكدس الذي تنوي العودواليه ، هنا من الافضل وبساطة رميها بعيداً . فالبعض يعلن افلاسبريده ويحذف كل شيء ويطلب من جهات الاتصال اعادة ارسالالرسائل التي لا تزال مهمة.

6- تعيين الوقت للمهمات القصيرة والمشاريع الطويلة

بعض المهمات تاخذ أسابيع وبعضها دقائق فالواجب عدم التنقل بينهما ذهابا وإيابا طوال اليوم وتخصيص وقت لكل منهما .وبدلا من مراجعة بريدك في كل وقت يصلك تنبية رسالة فيه ، خصص فقط جزء من وقتك يوميا للرد ومراجعة كل الرسائل .

7- لا تستهلك الكثير من الوقت علی قرار اكثر مما يستحق

فالمدير التنفيذي لا يريد ان يأخذ ساعة لاتخاذ قرار تبديل بين شركات التوريد لتوفير 2 دولار .اعرف قيمة وقتك وماذا انت وزميلك تحاولون تحقيقه ، واعرف كم من الوقت يستحق لاستثماره في أي قرار.

8- نم واغف اثناء العمل

الاكتشاف الأساسي لعلم الاعصاب خلال العشر سنوات الماضية انالنوم اساسي لتشكيل الذكريات ، والذاكرة مهمة لعملنا وحياتنا الاجتماعية ، فان لم تحصل علی نوم كافي اثناء الليل ، لن يتم ترميز أحداث اليوم بشكل صحيح في الذاكرة . شركات مثل Google وSafeway جهزت غرفة خاصة لاخذ القيلولة ، فالكفاءة والقدرة علی حل المشكلات التي سوف تجنيها من النوم والراحة أكبر من خسارة 10 – 20 دقيقة الذي تقضيها في النوم .

9- لا تفرط في التنظيم

القاعدة الواضحة لكفاءة العمل هي أنك لا تريد أن تقضي الكثير من الوقت في التنظيم ، ويقول الدكتور ليفايتين “إذا كنت تجد الأشياء بسرعة كافية كما تريد ، لا تذهب إلى طريق المتاعب”.

10- ترك العمل في العمل

يقول الدكتور “أنا لا أريد أن نصبح جميعا اتوماتيكيين”، . “أنا أتحدث عن القدرة على فعل ما تريد القيام به في وقت العمل الخاص بك و لديك المزيد من الوقت للترفيه والمناسبات الاجتماعية والفنية.” الناس الذين يقضون الوقت في المنزل في التفكير في العمل والعكس يمكن أن يشعروا بالتفكك وعدم الترابط وتجربة أقل متعة . ويضيف “عندما تكون في العمل، كن بشكل كامل في العمل واسمح لوقت فراغك ان يكون بين المرح والانتعاش”.