كيف تكون أكثر إنتاجية

مع اتجاه المملكة إلى الاقتصاد الغير قائم على النفط، دائماً ما أفكر حول ما الذي يجعل المنشآت العاملة في السوق أكثر إنتاجية وأكثر تطوراً. حالياً هناك الكثير من الشركات الناشئة القائمة على الخدمات والمشاريع وفي اعتقادي أنها ستكون إحدى القوى الاقتصادية المهمة في المملكة بحلول السنوات القادمة، لذلك في هذا المقال سأركز على كيف نكون أكثر إنتاجية في العمل بجهد مناسب.

إذا كنت مدير مشروع أو مدير فريق عمل ما فستشعر بأن لديك الكثير للقيام به مع عدم توفر الوقت الكافي للقيام بذلك لكن هذا لا يعني أننا ننجز الأشياء الصحيحة حقاً، إذا كنا سنعد قائمة بالمهام التي نقوم بها أثناء العمل والتي تجعلنا نشعر بالإنتاجية ولكنها في حقيقة الأمر غير منتجة سنجدها قائمة طويلة. هناك أمر شائع يقع فيه الكثيرون منا ألا وهو منح أنفسنا أسبوعاً لإكمال مهمة مدتها ساعتين، فبالتالي تزيد المهمة تعقيداً من الناحية النفسية وتصبح شاقة أكثر حتى تملأ هذا الأسبوع. هناك الكثير من الأشياء التي يمكنك القيام بها في العمل والتي تشعر بأنها منتجة، لكنها في الواقع تملأ الوقت مثل التحقق من البريد الإلكتروني، التواصل عبر برامج التواصل الخاصة بالعمل، حضور الاجتماعات، كل هذا يملأ الوقت لكنه عمل غير منتج على الرغم من أهميته، هذا الأمر من الهام أن نضعه في الحسبان، حيث نحتاج إلى التركيز على القيام بالمهام المهمة ذات الصلة التي تظهر النتائج التي نرغب فيها حتى لا تتجاوز المشاريع الميزانية والجدول الزمني الخاص بها.

هناك بعض النصائح إذا قمت بها ربما تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية مع تقليل الجهد المبذول في العمل، منها تقليل التحقق من البريد الإلكتروني الخاص بك خلال اليوم فبدلاً من الرجوع إلى البريد الإلكتروني كل 10 دقائق يمكنك التحقق من الرسائل الواردة في الصباح عندما تصل مكتبك للرد على الرسائل المهمة، ومرة أخرى في الظهيرة، ومرة قبل إنتهاء وقت العمل بساعة، وللقيام بذلك يمكنك منع إشعارات البريد الإلكتروني كما لا تجعل البريد الإلكتروني مفتوح دائماً أمامك باستمرار، مما يجعل من السهل عليك التركيز على شيئ واحد في وقت واحد وإنجازه. 

هناك الكثير من الأدوات والتطبيقات الرائعة لإدارة المهام بفعالية، استفد منها لعرض المهام وتحديد أولوياتها بسهولة، مما يساعدك على توفير الوقت والحفاظ على التركيز، ابدأ بالمهام الأشد صعوبة في بداية يومك وحاول إتمامها في ساعات الصباح، واترك المهام اليومية التي تتطلب قدراً أقل من التركيز وضبط النفس لساعات بعد الظهر. قم بأخذ استراحة لمدة خمس دقائق عدة مرات في اليوم لتنشيط مخك على التركيز والعمل وتجديد طاقتك وستجد أن أخذ فترات الراحة قد يؤدي إلى زيادة جودة عملك وتحسين حالتك المزاجية ويزيد القدرة على التحمل. 

استخدم القاعدة المعروفة “افعلها الآن”، إذا رأيت أن هناك مهمة ستستغرق دقيقتين أو أقل للإنتهاء منها فقم بها الآن، نظراً لأن المهمة القصيرة ستستهلك وقتاً إضافياً لإضافتها لقائمة المهام وتحديد أولوياتها بدلاً من القيام بها فوراً، إذا تمكنت من الانتهاء من المهام الصغيرة فور رؤيتها، فستكون قائمة مهامك أقل تعقيداً وكذلك عقلك. 

اجعل اجتماعاتك أقل، وأكثر تركيزاً، إذا كنت تنظم لاجتماع ما فاجعل الاجتماع صغير وقصير فقط قم بدعوة الأشخاص ذوي الصلة بموضوع الاجتماع، كما عليك اختيار موضوع واحد للاجتماع مما تقلل من التشتت، ربما تفكر في عقد الاجتماع في مكان يسمح للجميع بالوقوف مما يساعد على إبقائه أقصر وقت ممكن، وبالطبع من الهام أن تبدأ وتنهي الاجتماع في الوقت المحدد سلفاً، وفي ختام الاجتماع تأكد من وجود خطة عمل لليوم أو الأسبوع أو حتى الشهر. 

هذه بعض النصائح التي تجعلنا أكثر إنتاجية في العمل مع القليل من الجهد، أتمنى أن تشاركوني بتعليقاتكم ما هي أفضل نصائحكم وتجاربكم الخاصة لجعل يومكم أكثر إنتاجية.