التواصل الداخلي وأزمة كورونا

منذ البدء الفعلي لأزمة كورونا سارعت الكثير من المنظمات إلى بدء تطبيق أدوات العمل عن بعد وذلك تمهيدًا للإجراءات الاحترازية التي تنتهجها المنظمات، وبعدها صدر القرار الرسمي بتعليق الحضور لمقرات العمل وتفعيل العمل عن بعد ووضع الآليات المناسبة لتهيئة ومساندة الجهات في تطبيقه، حيث تعتبر هذه التجربة الواسعة سابقة حتى وإن لم تنجح التجربة بكل تفاصيلها ولكن يكفي أن الوعي والثقافة بدأت بالانتشار الواسع بين الموظفين، ولا أنس الدور الفاعل برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية (يسّر) من خلال تبنى وقيادة إنضاج التجربة في الجهات الحكومية.

لن أتحدث في مقالتي هذه عن آليات العمل عن بعد فهناك الكثير ممن هم أفضل مني في هذا المجال، ولكن حديثي سيدور حول دور إدارات التواصل الداخلي في المنظمات كونها تلعب دورًا فاعلًا في بث الرسائل وتصميم الحملات الداخلية الموجهة للموظفين، ومن الجميل والمبشّر أن أرى انحسار الفكرة التي شوهت إدارات التواصل الداخلي بأنها “إدارات ترفيه وفعاليات فقط”، لنجدها اليوم تأخذ مقعدًا مهما في فريق إدارة الأزمة في المنظمة، فالدور المناط بها ليس تنفيذيًا فحسب بل يتعدى إلى أن يكون دورًا استشاريًا ومساهمًا في رحلة التغيير والتحسين الثقافي للمنظمات، ويعظم دورها الآن في بناء الرسائل والبرامج الاتصالية المناسبة من قادة المنظمة إلى جميع المنسوبين وبمختلف أبعاد ومحاور الاتصال الداخلي، فعندما يكون رأس الهرم قائدًا للمفاهيم والقيم والمستهدفات الثقافية والاتصالية للمنظمة سيخفف ذلك من المقاومة التي تنشأ عند ابتكار البرامج، ومن هنا أشارككم بعض الأفكار:

– عملك كمسؤول اتصال داخلي يجب فوريًا بمعنى لا تنتظر انتهاء الأزمة أو بلوغها المدى الأعلى حيث لن يكون هناك وجود للمحتوى والمبادرة إلا عندما تفوق التوقعات التي تهدف لها وللجمهور. 

– “لاتضع البيض في سلة واحدة” نوّع منتجاتك الاتصالية ولاتستخدم منتجًا واحدًا في جميع القنوات، بل ميّز كل قناة ووسيلة اتصال لديك بمنتج بتناسب معها. 

– في مثل هذه الأزمة “أزمة كورونا” اسأل نفسك مالذي يضيف لمنسوبي الشركة من محتوى ؟  هل تزويد الموظفين بأعداد الحالات بشكل يومي أو أسبوعي يفيد؟ أم أنه ربما يثير الذعر خاصة أن هناك مصادر مسؤولة عن مثل هذا المحتوى. ومن هنا فكّر بإيجابية في هدفين (توعية الموظفين حول الطرق المفيدة لتحسين العناية الصحية، وكذلك نشر ثقافة العمل عن بعد وكيفية تحسين التجربة، وغيرها من المواضيع والأهداف).

– مثل هذه الأزمات يجب أن يكون لرأس الهرم في منظمتك تواجد مطمئن للموظفين بأي طريقة كانت ولكن من الأهمية بمكان أن تكون صانعًا أو مطلعًا على المحتوى قبل نشره ووضع لمساتك الاتصالية التي تتناسب مع الفئات المتسهدفة.

– لاتنتظر الطلب يجيك حتى تعمل بل ابتكر وبادر  نعم بادر لأن دورك في مثل هالفترة وغيرها كاستشاري وعين بصيرة مهم جدًا.

– أيًا كان وجود إدارة أو قسم التواصل الداخلي في منظمتك، لاتعمل وحدك يجب أن يكون هناك تظافر بين إدارة الموارد البشرية وإدارة الاتصال المؤسسي أو حتى إدارة المبنى والخدمات المساندة.

– لاتقلّد .. بمعنى مع كثرة المحتوى والمنتجات المنتشرة، جميل أن تفكر بمنتجات تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للمنظمة سواء كانت النصائح التي تساعد على تهيئة ظروف العمل عن بعد، وكذلك منتجات تستهدف من خلالها مديري الإدارات أو المسؤولين في طريقة وأسلوب تنظيم العمل والمهام، الأفكار كثيرة جدًا. 

– أحد أهم الأهداف التي ستكونTrend  الفترة القادمة وهي الاهتمام الكبير بصحة الموظفين، لماذا لاتسبق تلك الفترة بالتخطيط لمنتجات متخصصة في العناية بصحة الموظفين سواء على مستوى البرامج أو حتى الجوانب المادية في مبنى المنظمة؟.

إمضاء:

في ظل الأزمات .. تولد العديد من الفرص والأفكار