الرقابة الداخلية في تعاملاتنا التجارية اليومية

الجميع يتعامل مع الأنشطة التجارية بشتى انواعها ونلاحظ إجراءات عند عمليات البيع والشراء أو الإرجاع ولا نعلم (على الأقل البعض منا) الهدف منها، او يوجد أنظمة و لوائح تفرض أو تقيد إجراءات معينة أخرى، وسأذكر عدة أمثلة في هذا الموضوع بغرض توضيح الأهداف منها:

عند القيام بعملية إزالة منتج ما قبل أو بعد إتمام عملية شراء:

نلاحظ استدعاء المحاسب لمشرفه حتى يمكن استكمال الإلغاء أو الإرجاع. وقد يستخدم المشرف في ذلك مفتاحا أو رمزا خاصا لاعتماد العملية. الهدف من ذلك فصل مهمة ومسؤولية اعتماد الالغاء والإرجاع عن عمليات تسجيل المبيعات و تحصيل قيمتها، مما يقلل فرصة وجود مرتجعات وهمية او ارجاع مبالغ مختلفة عن قيمة السلعة. كما أن الأمر سيكون أكثر ضرورة في حالة السلع الأكثر ثمناً مثل الأجهزة الالكترونية. وبلا شك أن الخطر قائم في غياب هذا الإجراء كما هو حاصل في حالة المحلات التجارية الصغيرة الحجم ، والتي يعتمد فيها الملاك على ثقتهم في موظفيهم، و إن كانت مساهمة الملاك أنفسهم في الإشراف على إجراءات العمل يقلل من هذا الخطر.

ضرورة عرض شهادة تسجيل ضريبة القيمة المضافة في مكان بارز وادراج معلومات الرقم الضريبي في الفواتير:

لا يحق لغير المسجلين في نظام ضريبة القيمة المضافة تحصيلها و من يخالف ذلك يعرض نفسه للعقوبة كما تنص عليه الأنظمة و اللوائح.

ليست هنا المشكلة، المشكلة تكمن فيما يتعرض له المستهلكون او المتعاملون مع هذا النشاط التجاري والذين يقومون بدفع ضريبة القيمة المضافة عن حسن نية. إذ يحق لاي عميل او زبون معرفة ما إذا كان النشاط مسجلا ليتاكد من احقية النشاط بالمطالبة بها، وقد لا يلقي البعض بالاً بوجود ضريبة على المشتريات بقدر اهتمامه بالتدفق النقدي الخارج ، ولكن تحصيل الضريبة في حد ذاته من قبل نشاط تجاري غير مسجل محل إشكال ويعتبر تضليلاً وتحصيل لمبالغ دون وجه حق، كما أن النشاط يستطيع من خلال ذلك تبرير ارتفاع أسعاره بالضريبة وهو خلاف الواقع.

ضرورة إصدار الفاتورة بالسلع المباعة وتقديمها للعميل:

تتطلب الأنظمة و القوانين عرض أسعار السلع بشكل واضح على الرفوف أو ملصقة على السلع نفسها أو أن تكون في مكان بارز يشير إليها مثل السيارات. وتتطلب تلك الأنظمة والقوانين أيضاً أن يكون السعر مطابقاً لما يصدر في الفاتورة وأن يكون المدفوع هو نفس صافي مبلغ الفاتورة.

هذا لأجل ألا يتم تضليل العميل و مطالبته بمبالغ مختلفة عن أسعار السلع الفعلية و المعلنة. وهناك جانب آخر مهم بالنسبة للملاك في النشاط، وهو أن إصدار الفواتير يسجل العمليات في نظام نقطة البيع مما يصعب عملية اختلاس أي مبالغ مستلمة نقدا وتساهم في كشف اي مبيعات غير محصلة.

ربما تحمل المبالغ المحصلة عن طريق البطاقات الائتمانية أو بطاقة مدى أمان أكثر بالنسبة للملاك إلا أن هذا الأمان ينجلي كالسراب إن كان المحاسب يملك سيطرة أو تحكما في الحساب الجاري الخاص بالمنشأة والذي تحول إليه التحصيلات.

في حال أن هذه العمليات غير مسجلة في النظام وحصلت نقدا فلا يوجد ما يدل على حصول العملية أصلاً مما يفقد الملاك سلعاً مباعة ولم يحصلوا على قيمتها. وإن كان هناك إجراءات تكشفها لاحقاً، الوقاية خير من العلاج.