التحدي بين  الأنظمة و”الشورت كت”

دائما يشار اليها بعدم اتباع التعليمات أو الانظمة بشكل كامل أو تجاوز بعض خطواتها. انها العبارة المشهورة “عمل شورت كت وجاب العيد”.

على الرغم من الركاكة اللغوية الا انها عالقة في الاذهان بان اهمال التعليمات وخاصة تعليمات السلامة تكون نهايتها مأساوية مثال ذلك كارثة تشرنوبيل و غيرها، وهذا صحيح بنسبة 99% تقريبا. لكن دعونا نرجع خطوة للوراء نحلل باقي الواحد في المئة ولماذا يعمد البعض الى عدم اتباع كامل التعليمات؟

نعلم ان العجلة من طبيعة البشر كما في الاية الكريمة: (وَكَانَ الْإِنْسَانُ عَجُولاً). هذه فطرة يجب ان لا يغفلها القيادي او صاحب القرار او اي مسؤول، ولولا العجلة ماخترعت السيارة والطائرة وثورة المعلومات والتطبيقات  و الانترنت. ولا تكاد لاتجد اعلان يخلو من المباهاة في السرعة: 

*سرعة انجاز معاملتك.. 

 * نعملك الخدمة بخطوتين..
*او بكبسة زر تنجز كذا وكذا

حتى الاكل دخل المنافسة وصار ينافس في السرعة. كل ما سبق ماهو الا شواهد على الـ “شورت كت” و فوائده او بالاصح كفاءة اعلى في الانتاجية…

بعد كل هذا هل مازلت تعتقد ان الشورت كت فعلا شي سيء و خطير؟!! اكاد اسمع صوت خفقان قلوب مسؤولي السلامة والمدراء المنظمين بسبب التوتر مما ذكرت. القيادي الفعال ينظر في الاسباب اللتي شجعت الموظف على عدم تتبع التعليمات بحذافيرها ؟؟

اتوقع بان تكون اول اجابة ان الموظف كان مستعجل!!!القيادي الفعال ان يعاد النظر دائما في الانظمة والاجراءات وتقيم كل خطوة اذا كانت فعلا ضرورية ام يمكن الاستغناء عنها او دمجها مع خطوة اخرى بدون التاثير على الجودة. ذلك بان يسأل ماذا اذا تم الغاء هذه الخطوة الان هل سيتم تحقيق الهدف او انجاز المهمة اللتي وجد من اجلها الاجراء؟ 

اذا كانت الاجابه بنعم، اذا يجب الاستغناء عنها  فورا، اما اذا كان الاجراء لايتم والمهمة لاتنجز بدون هذه الخطوة، اذا يجب الابقاء عليها مع التنبيه على ضروريتها.. واذا كانت الخطوة تكميلية، بحيث ان وجودها مفيد لكن عدم وجودها غير مضر، فهنا يلزم التوضيح والتميز بين الخطوات الكمالية و الاساسية…

نجد ذلك واضحا في استمارات الشركات المعروف بنضوجها الاداري .. فمثلا عند تعبة استمارة حجز الطيران .. تجد ان المعلومات الاساسية اللتي لايمكن الاستغناء عنها محددة بنجمة او بكلمة مهم او مطلوب مثال ذلك: الاسم، رقم الجوال، معلومات رقم الهوية او الجواز ، البلد، البريد الالكتروني، واللتي تعتبر ضرورة للتواصل وايضا للاجراءات الامنية.

ان خطورة الاجراءات الكمالية تكمن في ان تجاوزها وعدم الالتزام  لايؤثر في النتيجة النهائية، وبذلك يعتاد الموظف على عدم الاتزام بها لان ليس لها تاثير يذكر ..

ومن ثم يبدا بعدم الالتزام بالخطوات الاساسية او الحرجة  وقد يؤدي ذلك الى نتيجة غير مرغوب فيها او كارثية في بعض الاحيان .. وهنا تطبق المقولة: “عمل شورت كت وجاب العيد”.

الخلاصة، العالم يختصر الوقت والخطوات بشكل دائم فاعمل على مراجعة اجراءاتك بشكل دوري لتجنب ذوبان الخطوات الاساسية مع الخطوات الكمالية، اما ان كان تجاوز الموظف الخطوات الاساسية بسبب الامبالاة مع العلم باهميتها، فاضرب بيد من حديد وباقصى حزم.